Secrétaire d’agence (H/F)
Cabinet Merlin
Toulouse
🖼Le Cabinet Merlin est un cabinet de conseil et d’ingénierie intervenant dans tous les domaines liés à l’environnement et à la transition écologique des territoires : l’eau, les déchets, les énergies, les aménagements urbains et la mobilité, pour des missions de maitrise d’œuvre, d’étude, d’audit …. auprès des collectivités locales et des industriels.
🌳 Le Cabinet ARRAGON, filiale du Groupe Merlin, a pour ambition de participer activement à la transition écologique sur tous nos terrains d’action en proposant des prestations de conseil et d’ingénierie pour un monde durable et en améliorant nos pratiques professionnelles au quotidien.
🏭Vous exercerez vos fonctions au sein de notre filiale le Cabinet ARRAGON, cabinet toulousain, d'une trentaine de collaborateurs, œuvrant depuis presque 90 ans dans tous les départements midi-pyrénéen au service des MOA publics, tout particulièrement en matière d’infrastructures de grande ampleur en traitement des eaux et ouvrages hydrauliques.
🎯Missions :
Sous la responsabilité du Responsable d’agence, vous serez amené à :
- Participer à la préparation des candidatures et des offres de l’agence,
- Gérer l’accueil des clients (téléphonique et visite),
- Traiter du courrier et transmission des informations,
- Établir les mémoires d’honoraires en lien avec les responsables d’affaires,
- Effectuer le suivi des créances clients en lien avec le service comptabilité,
- Assurer la gestion administrative des documents de chantier en lien avec les responsables d’affaires,
- Respecter les délais d’avancement des prestations et les exigences de qualité
- Respecter la charte graphique du Groupe et veiller à la qualité visuelle des documents réalisés,
- Gérer et archiver les dossiers en veillant au respect des procédures de codification et de classement interne
📝 Savoir et savoir-faire :
Diplômé d'un Bac+2 ou d'une licence du type secrétariat, administration, vous justifiez d'une expérience de 6 mois à 2 ans en secrétariat en cabinet de maîtrise d’œuvre ou d’architecture. Les candidatures débutantes seront toutefois étudiées.
Compétences souhaitées :
- Connaissances de base de la règlementation de la Commande Publique et des clauses administratives générales applicables aux marchés de travaux
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel,…)
- Pratique des outils de gestion
- Connaissance des différents intervenants à l’acte de construire
✨ Savoir-être :
- Sens de l’accueil
- Qualités relationnelles avérées
- Discernement
- Sens de l’organisation, ponctualité et respect des procédures
- Méthodique
- Maîtrise grammaticale
- Dynamisme et autonomie