RESPONSABLE ADMINISTRATIF/VE – Paris

RESPONSABLE ADMINISTRATIF/VE

Ordre des architectes

Paris

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L’ENTREPRISE

L’Entreprise qui recrute est un atelier d’architecture et d’urbanisme parisien fondé en 2015. L’atelier travaille sur des missions variées, allant de tâches amont (assistance à maîtrise d’ouvrage, recherche et développement) en passant par des missions plus ou moins générales (missions d’urbanisme et d’architecture) jusqu’aux tâches les plus détallées (aménagement d’espaces). Ce travail se fait non seulement à travers des projets, des concours, mais aussi, de nombreuses enquêtes, publications, etc. Le tout étant un travail exigeant, mais qui porte ses fruits, l’atelier croît très rapidement (5 personnes en 2020, 10 en 2021 et une dizaine actuellement).

DESCRIPTION DU POSTE

L’atelier recherche donc un/une Responsable Administratif/ve pour prendre ne main la gestion administrative, financière, RH, etc. de l’atelier et soulager les dirigeants. Ce recrutement est une création de poste, un des associés quittant la société. Le collaborateur recruté sera épaulé et formé à toutes les tâches particulières à l’atelier. Ces tâches seront introduites progressivement auprès du collaborateur (il n’est pas question de demander de tout faire immédiatement). Les missions à effectuer à terme sont :

Facturations, paiements (en lien avec les collaborateurs et les associés) :
• Assurer la facturation clients, le suivi des paiements et relances éventuelles
• Suivre le tableau de facturation et le suivi des facturations suivant l’échéancier par affaire

Comptabilité :
• Récolter les notes de frais ainsi que des factures en lien avec le comptable
• Réaliser les tableaux de chèques, des notes de frais, des remboursements de frais kilométriques
• Imprimer les relevés de compte et les factures émises par l’atelier
• Assurer le dépôts des chèques, la commande des chèques et CB de l’atelier.

Gestion administrative :
• Assurer le suivi des paiements des cotisations sociales, impôts, TVA , etc. en lien avec le comptable
• Assurer le paiement des cotisations à l’ordre des architectes et la déclaration annuelle à la MAF
• Assurer la gestion des fournisseurs (énergie, fournitures) et prestataires (ménage, photocopieur)
• Assurer la gestion du bail et le suivi du règlement du loyer des cotisations d’assurance du local

Gestion RH (en lien avec les associés) :
• Piloter le recrutements : annonces, sélection des candidats, mise en place des contrats de travail, etc.
• Assurer le suivi des mutuelles et autres affiliations des salariés
• Suivre les emplois du temps, récups, congés, maladie, etc. (en lien avec le comptable et/ou les associés)
• Piloter le versement des salaires (virements réalisés par les associés) et remboursements des frais

Secrétariat :
• Assurer le standard téléphonique, courrier, boîte mail portail de l’atelier
• Assurer la gestion des fournitures, consommables et clés du local
• Assurer le suivi du parc informatique et téléphonique de l’atelier

Cette liste évoluera en fonction des compétences et des disponibilités du collaborateur recruté ainsi que des besoins nouveaux engendrés par la croissance de la société.

PROFIL RECHERCHE

Diplômé d’une école de gestion (Bac +2) et avec au moins 3 ans d’expérience, OU, avec au moins 6 ans d’expérience en assistance administrative dans le secteur de l’immobilier.
Vous êtes autonome, débrouillard, organisé, pro-actif, rigoureux et polyvalent.
Vous parlez couramment français et votre orthographe est excellente.
Vous maitrisez la suite Office et les outils collaboratifs (Google suite, Slack, etc.) Une connaissance de PENNYLANE serait un plus.

CONDITIONS

Type de contrat : CDI
Rémunération : selon la convention collective nationale des entreprises d’architecture / filière 4 : administration gestion
Lieu de travail : Rue Pixerécourt, 75020 Paris
Prise de fonction : octobre 2023

POUR POSTULER :
Envoyer votre CV et un paragraphe de motivation à l’adresse [email protected]

Contact

Prénom : Marina

Nom : Michailof

Adresse : 14/16 rue Ballu 75009 Paris

Téléphone : +33634141433

Email : [email protected]

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