Assistant(e) Administration Construction F/H
Apex Energies
Montpellier
A propos d'Apex Energies :
Producteur d’énergie renouvelable, Le Groupe Apex Energies est pionnier du photovoltaïque. Depuis près de 30 ans, il met en œuvre des solutions de production et de maîtrise de l’énergie pour les entreprises et les collectivités. Les activités s’étendent du développement des centrales jusqu’à la vente de l’électricité, en passant par l’ingénierie, la construction, le financement et toute la partie opération et maintenance des systèmes, notamment avec la filiale de supervision S4E. Le Groupe Apex Energies offre également un accompagnement complet et personnalisé pour des projets énergétiques d’autoconsommation, d’efficacité énergétique et de valorisation des certificats d’économie d’énergies (CEE), permettant de garantir à ses clients une performance sur le long-terme.
La société est certifiée ISO 9001 et 14001 et AQPV Conception Installation Opération et Maintenance, afin de concilier l’activité de développeur photovoltaïque avec les enjeux environnementaux et sociétaux d’aujourd’hui.
Vous êtes à la recherche d'une nouvelle opportunité professionnelle et souhaitez faire partie d'une équipe dynamique au sein d'un groupe en pleine expansion ? Alors, bienvenue chez nous !
Missions :
Dans le cadre de sa croissance, le Service Construction d’Apex Energies recrute un(e) Assistant(e) Administration Construction. Sous la responsabilité du Directeur Construction, vous assisterez les chargés de missions et les chefs de projets ; votre objectif sera d’assurer la plus grande efficacité dans le traitement administratif des chantiers.
Vos missions seront les suivantes :
ACCUEILLIR ET TRAITER LES DEMANDES DES CLIENTS INTERNES ET EXTERNES
– Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés
ORGANISER ET ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DU SERVICE
Veiller au maintien du suivi et état d’avancement des chantiers sur notre ERP
Préparer les déclarations et autorisations (police d'assurances particulières, ENEDIS, Urbanisme…) nécessaires à la mise en œuvre du chantier
Assurer le suivi de la facturation
Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tout documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte-rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service…)
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité selon les procédures internes de classement et d'archivage
Saisir numériquement les documents administratifs, devis et propositions d'intervention
PARTICIPER AU SUIVI ADMINISTRATIF DES CHANTIERS
Assurer le suivi administratif des différents intervenants (SPS/BC/BET/ST) sur l’ensemble des phases de travaux.
Etablir des DT (Déclaration d'intention de commencement de travaux).
Assurer le suivi documentaire du chantier : rédaction itinéraire, PPSPS (plan particulier de sécurité et de protection de la santé), directives d’exécution et DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés).
PARTICIPER A LA PREPARATION DES CHANTIERS
Préparer les fiches chantier sur la base des retours Conducteur Travaux.
Contacter les clients pour la validation des plans et des différentes étapes ; préparer les dossiers pour les BET, Bureau de Contrôles.
PARTICIPER A LA CONSULTATION DES FOURNISSEURS, BON DE COMMANDE, SUIVI CONTRAT
Aider à la consultation de fournisseurs et établissement de bons de commande sous la responsabilité du Chef de projet, préparer les dossiers de consultations.
Profil et compétences :
H/F de formation BAC+2 minimum en gestion administrative commerciale ou équivalent, vous justifiez d’une première expérience similaire, idéalement dans le domaine de la construction ou photovoltaïque.
Les qualités ci-dessous sont requises :
Vous avez de bonnes connaissances en outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Power Point)
Votre rigueur et votre capacité à gérer les priorités vous permettent de respecter les échéances.
Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité.
Vos qualités relationnelle et rédactionnelle vous permettent de vous organiser pour travailler à la fois en autonomie et en équipe.
Au-delà de vos expériences et connaissances, ce sont vos motivations et votre personnalité qui feront réellement la différence !
Nos avantages :
Prime d'intéressement annuelle
12 RTT annuel
Carte tickets restaurants, CSE
Evènements collaborateurs : soirée de Noel, team building
Participation au transport
Et bien plus encore !