Assistant(e) Administratif – Paris
Hyphen
Paris
The role
En tant qu’assistant(e) administratif, vous apporterez un soutien au bureau de Paris dans les tâches financières, le soutien des ressources humaines, l’inventaire et l’entretien de l’espace de bureau, l’organisation des déplacements, la planification des réunions et la supervision du matériel de bureau.
Ressources humaines
- Préparation des informations de paie pour le consultant
- Feuilles de temps, paramètres, rappels hebdomadaires.
- Organisation, communication et agenda des entretiens avec les candidats potentiels.
- Gestion du process et de la documentation pour la phase onboarding des nouveaux arrivants
- Tenir à jour les politiques/contrats/formulaires/sécurité sanitaire
- Collecte et archivage des titres officiels des travailleurs
- Inscription formation personnel, formation, durée, montant et intitulé, dossier documentation lié au serveur
- Gestion des stagiaires
- Anticipation des besoins légaux liées à une agence de plus de 11 salariés et procédure CSE
- Organisation des évènements professionnels interne ou externe
Missions financières :
- Émettre et tenir à jour les registres de la petite caisse
- Traitement des notes de frais
- Saisie des informations financières sur notre logiciel interne [Rapport]
- Tenir à jour le registre des fournisseurs agréés.
Inventaire et entretien de l’espace de bureau :
- Maintenance et suivi des consommables bureautiques avec une approche environnementale
- Maintenir la propreté des lieux
- Assurer la liaison avec les nettoyeurs, les plombiers et les électriciens si nécessaire pour garder le bureau propre et fonctionnel.
Supervision du matériel bureautique :
- Tenir des registres du matériel de bureau
- Assurer la liaison avec Hyphen IT Manager pour tout équipement informatique qui doit être remplacé.
Your skills and experience
- Au moins 5 ans d'expérience dans un rôle administratif
- Bonnes compétences en littératie et en numératie
- Excellentes compétences rédactionnelles et de communication
- Démontrer une expérience dans l'utilisation du traitement de texte, des tableurs, des courriels, des calendriers et des logiciels de présentation dans un environnement de bureau d'au moins un an
- Parler anglais et français à un niveau professionnel
- Solides compétences en communication verbale et écrite, avec une expérience de conversation avec les clients
- Excellentes aptitudes au travail d'équipe
- Excellentes compétences organisationnelles, avec la capacité de prioriser les tâches et de respecter les délais
- Proactif dans la mise en place des tâches et organisation de tous types d’évènements
- Bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations à distance (Souhaitable)
- Ingéniosité, adepte de la recherche et sortir des sentiers battus (Souhaitable)
- Apprécier des tâches variées et un environnement trépidant (Souhaitable)