Agent d’accueil et de secrétariat F/H
Gentilly, Val-de-Marne
Missions :
Sous l’autorité du responsable du service culturel, l’agent assure les missions de secrétariat et d’accueil. Il est amené à participer aux réunions de programmation, d’organisation du service, de réunions transversales avec d’autres services et aux évènements et bilans.
Activités principales :
Accueil du Service culturel :
- Accueillir le public sur le site et lors des initiatives du service culturel
- Assurer l’accueil téléphonique
- Suivre le courrier
- Assurer la billetterie des spectacles : suivi des réservations, ventes de billets, suivi de l’édition des billets, gestion de la caisse
- Mettre à jour et tenir de l’espace d’information : affichage, disposition des supports d’information et des fichiers mailing
Secrétariat du Service culturel :
- Assurer le secrétariat des réunions avec des partenaires : convocations, préparations de dossiers, rédaction de comptes rendus
- Déclarer les recettes pour les droits d’auteur SACEM et SACD après l’accueil des spectacles
- Suivre les tableaux de réservation pour les spectacles et les visites d’expositions pour les séances scolaires
- Rédiger les courriers
- Participer à la préparation de certaines initiatives, notamment sur l’accueil des artistes, sur les réunions de diffusion de la communication, et déclaration aux assurances des œuvres exposées
- Gérer les réservations d’hébergement et des repas des artistes accueillis
- Saisir les bilans d’activité et les fiches d’actions par secteur d’activité
- Suivre les problèmes matériels, commande de fournitures, gestion des stocks…
- Assurer le traitement informatique de documents : courriers, plannings, listes de réservations
Particularités du poste :
Horaires de travail :
- Lundi : 14h30-18h
- Mardi : 9h30-12h30 et 14h00-19h00
- Du mercredi au vendredi 9h30-12h30 et 14h00-18h00
- Samedi 10h-13h
Présence sur des spectacles et manifestations le soir et les week-ends demandée
Profil du candidat :
- Etre titulaire d’un grade du cadre d’emploi des adjoints administratifs
- Intérêt pour le secteur culturel
- Connaissance des procédures et règles de fonctionnement internes à l’administration
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Capacité à travailler en partenariat et en transversalité
- Rigueur et ponctualité
- Bonnes qualités rédactionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Access
- Permis B