ASSISTANT GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF – GCS BLANCHISSERIE
Saint Ylie Jura
Dole, Jura
Présentation du service :
Le GCS Blanchisserie est placé sous la direction du directeur adjoint en charge du Patrimoine, des Travaux et de la Logistique du CHS.
Le GCS blanchisserie comprend un effectif d'une soixantaine de personnes et est composé des secteurs suivants : Maintenance, Lavage, A Parts, Finition, Distribution, Lingerie, Entretien des locaux.
MISSION DU POSTE
Mission générale
Assurer le secrétariat de la blanchisserie (GCS)
Assurer la gestion administrative de la blanchisserie (GCS) et de la lingerie (CHS)
Missions principales
Assurer le secrétariat de la blanchisserie:
- Prise des appels téléphoniques
- Réception, enregistrement et ventilation du courrier
- Saisie et mise en forme de courriers, de documents administratifs, de comptes rendus de réunion
- Réception et traitement des dossiers et documents administratifs
- Gestion des dossiers confiés par la hiérarchie
- Archivage, classement des dossiers
Assurer la gestion administrative de la blanchisserie (GCS) et de la lingerie (CHS)
- Utilisation du logiciel de gestion économique Cpage afin d’assurer les opérations suivantes :
- Saisie des bons de commandes,
- Saisie des sorties de stocks des produits concernés
- Réception des commandes
- Liquidation des factures
- Emission des titres de recette et factures liés à la facturation mensuelle du linge lavé
- Suivi et mise à jour des documents administratifs et des tableaux de bords
- Instruction et suivi de dossiers divers (études, contrats de maintenance, marchés publics, confiés par sa hiérarchie
Missions annexes
Contrôle des stocks de divers produits (linge, produits chimiques…) dans les différents secteurs de la blanchisserie, en vue de commandes.
Suivi des commandes auprès des fournisseurs (relance si nécessaire).
Suivi des tableaux de stocks (entrées et sorties) des produits utilisés au bio-nettoyage et de ceux du secteur lingerie.
Possible évolution des missions afin d’assurer un suivi ponctuel de la fonction linge dans les services de soins des établissements adhérents (gestion des dotations, inventaire des besoins, communication,…).
COMPETENCES REQUISES
Savoir utiliser les outils informatiques classiques (word-excel, open office, power point) le logiciel de gestion économique Cpage
Savoir suivre les procédures et directives mises en place dans le service
Savoir rédiger et mettre en forme un document : courrier, note d’information, note de service, …
Savoir évaluer la pertinence des données administratives-techniques au regard du travail à effectuer
Savoir identifier les demandes des différents interlocuteurs internes ou externes à l’établissement et savoir les renseigner
Savoir définir et réaliser un système de classement cohérent
Sens de l'organisation, rigueur, méthode, discrétion professionnelle
Sens du travail en équipe
CONDITIONS D'EXERCICE
Travail au sein d'une équipe pluridisciplinaire
Base de 38h30 de travail hebdomadaire avec RTT permettant de respecter la durée légale de travail hebdomadaire (35h)
Travail du lundi au vendredi.
Horaires de travail :
- 8h-16h02 avec ½ heure de pause déjeuner.
- En juillet et août : 7h-15h02 avec ½ heure de pause déjeuner.
La fonction nécessite impérativement la présence de l’agent la première semaine de chaque mois afin d’établir la facturation aux différents partenaires.
Possibilité d'heures supplémentaires suivant les nécessités de service, ces heures étant récupérées ultérieurement.
Temps de repas : 30 minutes avec possibilité de se restaurer au self-service du CHS.
QUALIFICATION
Baccalauréat ou autres diplômes formant aux métiers de gestion administrative