Office Manager
Alter Domus Luxembourg S.à r.l.
Paris
Pour notre bureau à Paris, nous recherchons un(e) OFFICE MANAGER.
Nous vous offrons un cadre de travail au sein d’une équipe dynamique ainsi que la possibilité d’accéder à des formations adaptées à vos besoins tout au long de votre carrière.
DESCRIPTION DU POSTE:
ASSISTANCE DE DIRECTION
• Assister l’équipe management dans toutes ses demandes professionnelles (organisation et gestion des agendas, gestion des déplacements, invitation clients, rédaction et mise en forme de documents écrits, saisie des temps, remboursements …).
• S'assurer que les systèmes de classement sont maintenus et à jour, en particulier Salesforce et AD Connect.
• Gestion des cartes de vœux et des cadeaux de fin d’années.
• Participer activement à la planification et à l'exécution des événements de l'entreprise.
RESPONSABILITES GENERALES
• Standard téléphonique, accueil, gestion du courrier, coursiers, courses, banque, organisation évènements, maintenance des locaux, gestion des fournisseurs.
• Négociations de contrats et de prix avec fournisseurs, prestataires de services et bail.
• Gestion et support des visiteurs au bureau.
• S'assurer de l'efficacité du bureau, en effectuant la planification et l'exécution de l'achat d'équipement, des aménagements et des systèmes de bureau.
• Responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre de politiques du bureau en établissant des procédures et des normes pour guider le bon fonctionnement.
• Assurer la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données.
• Coordonner les horaires et les réservations des salles de réunion.
• Surveiller et maintenir l'inventaire des fournitures de bureau.
• Maintenir un environnement de travail hygiénique, sûr et sécurisé.
• Maintenance informatique en collaboration avec notre prestataire informatique : sauvegarde, gestion des problèmes informatiques, mise à jour des logiciels, assistance auprès des collaborateurs pour différents problèmes rencontrés, equipment.
• Maintenance photocopieur, imprimantes avec notre partenaire.
ASSISTANCE COMPTABLE
• Saisie comptable, rapprochements bancaires, déclarations de TVA et DES.
• Liaison avec l’équipe Finance pour les paiements de facture et les remboursements.
• Etablissement de la facturation client : préparation des factures et de leurs annexes, validation, copie, classement et envoi.
• Etablissement des factures de sous-traitance.
GESTION INTERNE / COLLABORATEURS
• Suivi des temps collaborateurs : suivi présences et absences dans SuccessFactors, time sheet et heures supplémentaires dans SAP.
• Accueil de nouveaux collaborateurs : coordination avec l’équipe opérationnelle, RH et IT pour installation physique, démonstration des logiciels, tour du bureau.
• Maintien du registre unique, visite médicale d’embauche et annuelle.
• Liaison avec l’équipe Ressources Humaines pour tous les sujets liés au personnel.
VOTRE PROFIL :
• Vous êtes diplômé en secrétariat (min. Bac + 2) et avez une expérience dans le domaine des affaires (2-4 ans)
• Vous maîtrisez le français et l'anglais
• Vous maîtrisez le logiciel MS Windows
• Vous êtes organisé, flexible et capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois
• Vous démontrez de bonnes compétences en communication et en reporting
• Vous démontrez une personnalité fiable, axée sur l'intégrité et la confidentialité
• Vous êtes reconnu pour votre capacité à gérer les priorités et votre autonomie