Assistant administratif et commercial (H/F)
Sinclair Ressources
Paris
Full-time
Notre client
Notre client est un cabinet de Conseil en stratégie immobilière, de Gestion d’actifs immobiliers et
d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage. Ils interviennent pour le compte d’investisseurs (banques, assurances) ou de
Grands Utilisateurs (groupes énergétiques, groupes industriels, ministères, collectivités locales, enseignement
supérieur, etc.) possédant ou exploitant un parc immobilier de plusieurs centaines de milliers de mètres carrés que
ce soit pour le compte de sociétés privées ou publiques.
Votre mission
Rattaché(e) à la Secrétaire Générale, vous prenez en charge l'ensemble des tâches polyvalentes composant ce
poste.
VOS MISSIONS :
Commercial
→ Consultation quotidienne de la boîte mails dédiée aux Appels d’offres
→ Mise à jour des documents tels que présentation de l'enteprise, CV, fiches de référence, etc.
→ Mise à jour des documents administratifs sur les plateformes dédiées aux consultations
→ Recherches quotidiennes d’appels d’offres selon l’objet social de l'entreprise sur les plateformes dédiées
→ Téléchargement des DCE et information en interne
→ Participation à la rédaction des devis et des appels d’offres privés ou marchés publics (mémoires
techniques, prix selon des trames, plannings selon des trames, etc.)
→ Réalisation des enveloppes candidatures en AOO public, rédaction des formulaires DC (avec ou sans co-
traitance et/ou sous-traitance) et constitution des dossiers de co-traitance et sous-traitance
→ Dépôt des AOO sur les plateformes dématérialisées
→ Communication des offres commerciales aux clients
→ Mise à jour de la Base de données commerciale (clients, etc.)
Suivi des contrats d’affaires
→ Enregistrement et archivage des contrats et des avenants
→ Au travers le logiciel OOTI (logiciel ERP) :
▪ Création des affaires (numéro client, équipe dédiée, honoraires, modalités de facturation, planning
contractuel et de facturation, etc.)
▪ Suivi des affaires et mises à jour (avenants, missions complémentaires, changement de
coordonnées du client, etc.)
Facturation
→ Consultation quotidienne de la boîte mail dédiée à la facturation
→ Obtention des documents nécessaires à la facturation notamment les annexes financières
→ Réaliser la campagne de facturation mensuelle sur OOTI :
▪ Collecte des données auprès des consultants
▪ Établissement des factures clients
▪ Envoi des factures en s’adaptant au support (mail, plateforme telle que CHORUS, SY ou autre) et
vérification de leur bonne réception
▪ Relance en cas de facture impayée
▪ Enregistrement et vérification des coordonnées clients (ou toute autre modification de facturation)
→ Traitement des réclamations clients (modification de facture)
→ Suivi et mise à jour d’OOTI ainsi que les tableaux de suivi connexes
Secrétariat
→ Courriers :
▪ Relève du courrier quotidien
▪ Mise sous pli et affranchissement du courrier
▪ Communication du courrier aux personnes concernées
→ Dossiers divers :
▪ Préparation de dossier pour un rendez-vous (recherche documentaire, présentation, etc.)
▪ Préparation et organisation des réunions à la demande, prise de notes, rédaction d’un compte-
rendu et diffusion
▪ Saisie et mise en forme des documents divers sur Excel, Word et PowerPoint
▪ Soutien et support auprès des consultants sur des missions ponctuelles – recherche de données sur
internet, appels téléphoniques divers
→ Communication interne :
▪ Transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc.) à la demande
▪ Mise à jour du cahier de consignes
▪ Suivi des procédures internes
Moyens généraux
→ Gestion de la logistique organisationnelle :
▪ Accueil physique des visiteurs
▪ Suivi du standard, prise de messages (avec transmission), filtration des appels et prises de rendez-
vous
Marketing
→ Contribution à la stratégie marketing (préparation des annonces et des textes, analyse du marché,
newsletters, etc.)
→ Réalisation e-mailings
Communication
→ Recherche annuelle des cartes de vœux, cadeaux clients, goodies
→ Mise à jour du site internet et réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram, Tiktok, etc.)
→ Toute démarche ou nouveauté permettant de développer l’image de marque de la société
RSE
→ Suivi des indicateurs RSE (au regard de la Charte)
→ Déplacements :
▪ Suivi des cartes utilisateur avec le partenaire (inscription et suivi) et des permis des collaborateurs
concernés
▪ Organisation des déplacements professionnels (de la Direction et/ou des consultants)
→ Entretien et bonne marche des locaux :
▪ Mise en œuvre et contrôle du respect des procédures et normes de sécurité (affichages, etc.)
▪ Intendance des locaux en tant qu’interlocuteur privilégié (maintenance des matériels tels que les
photocopieurs ou les climatiseurs, propreté des locaux – interlocuteur du prestataire de ménage,
force de proposition pour améliorer les espaces de travail)
→ Achat (après validation) de fournitures, matériels, meubles ou bureautique (veiller à l’approvisionnement
des différents consommables (cartouches d’encre, essuie-main, etc.).
→ Informatique :
▪ Interlocuteur privilégié du prestataire informatique
▪ Mise en place de l’ensemble du matériel informatique lors de l’arrivée d’un salarié
▪ Réalisation et mise à jour de l’inventaire informatique (hardware et software)
→ Archivage :
▪ Numérisation, enregistrement, classement et archivage selon la demande (documents papier et
dans le réseau)
→ Équipements Professionnels Individuels :
▪ Inventaire et suivi des EPI
→ Force de proposition pour faire évoluer les outils
Votre profil
De formation bac+3 minimum
– Vous avez une expérience réussie d'au moins 5 ans sur un poste similaire idéalement chez un donneur
d’ordre public, un cabinet d’architecte, un bureau d’études ou un cabinet d’avocats
– Vous êtes familier aux appels d’offres et à la facturation
– Vous avez une maîtrise de l’orthographe et une aisance rédactionnelle
– Vous êtes structuré(e) et rigoureux (se), vous savez hiérarchiser les priorités et faire preuve de discrétion
et avez le respect de la confidentialité
– Vous avez une forte capacité de synthèse et d’analyse et vous êtes force de proposition
– Vous êtes doté(e) d’un fort esprit d’équipe et vous savez allier rigueur et proactivité
– Vous maîtrisez Word, Excel et PowerPoint
– La connaissance du logiciel OOTI est un plus
CDI
– Date de début : Dès que possible
– Lieu : Paris, 87 Boulevard Haussmann