Responsable du pôle état civil et formalités (H/F)
Saint-Herblain, Loire-Atlantique
Full-time
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Vous intégrerez une équipe dynamique et soucieuse d’assurer un service public de qualité au plus près de la population, sur un territoire en croissance démographique comportant une maternité (3200 naissances par an).
Vous encadrerez hiérarchiquement et animerez deux équipes (20 personnes à ce jour), réparties sur 4 sites (Hôtel de ville, Pôle de services publics du Sillon de Bretagne, Carré des services, bureau d’état civil de la maternité) : l’une en charge de l’instruction des actes d’état civil, l’autre en charge de l’instruction des titres d’identité et des titres de transports, agissant chacune sous la responsabilité d’un encadrant de proximité que vous superviserez. Vous serez placé sous l’autorité de la responsable de service, en charge également du Pôle cimetières.
Vous piloterez un service à la population multi-sites et garantirez une instruction sécurisée des demandes relevant des compétences déléguées par l’Etat ou d’un régime règlementé. Vous contribuerez également à des projets de mandat axés sur l’amélioration de l’accueil des publics (ouverture d’un pôle de services publics au Soleil Levant, mise en place d’une GRU – gestion de la relation aux usagers).
Missions / conditions d'exercice
Organisation de l’activité
Organiser l’activité pour garantir la continuité et la réactivité du service.
Sécuriser les actes : superviser l’application des procédures, contrôler et diffuser les bonnes pratiques à l’échelle du pôle.
Gérer des dossiers en propre : relecture de dossiers (mariage, changement de nom/prénom, rectifications administratives), auditions, mariages in extremis.
Management d’équipe et partenariat
Manager les équipes : en collaboration étroite avec les deux responsables d’unité, assurer la gestion du personnel et du temps de travail, évaluer l’activité des agents, développer leurs compétences.
Collaborer étroitement avec les acteurs externes (parquet civil, préfecture, CERT, ANTS, Nantes Métropole, etc.) et internes (autres services municipaux : accueil, communication, etc.).
Contribuer au collectif d’encadrement : assurer une continuité décisionnelle avec les responsables d’unité, la responsable de service et la directrice.
Suivi technique et financier du pôle
Assurer le suivi budgétaire du pôle (fonctionnement).
Assurer une veille réglementaire sur la législation et la jurisprudence.
Piloter le suivi de l’activité et la production des statistiques du pôle.
En collaboration avec le service informatique et les autres encadrants du service, être administrateur des logiciels métier.
Profils recherchés
• Expérience souhaitée en état civil et/ou sur un poste similaire avec une maîtrise de la réglementation
• Pratique des logiciels bureautiques (Word, Excel) et logiciels métier.
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise des principes et techniques du management opérationnel
• Qualités d’analyse, d’organisation, de rigueur
• Aptitude au dialogue, sens de la négociation et empathie
• Autonomie et esprit d’initiative, capacité à rendre compte
• Discrétion professionnelle
• Sens du travail en équipe