Secrétaire du Pôle Invitations
Toulouse
Référence :23-01-07 CAB-PI
Origine :Site de Toulouse
Catégorie :C
Lieu de travail :Toulouse
Date limite de dépôt de candidature :11 mars 2023
Missions :
Placé sous l’autorité du Directeur de Cabinet et de ses adjoints, l’agent est chargé de la gestion des invitations et plus particulièrement des représentations de la Présidente dans les réunions et manifestations diverses, ceci en lien avec les chargés de mission thématiques et territoriaux du Cabinet ainsi que les élus régionaux.
MISSIONS :
1. Gestion des invitations et représentations :
- Réception, enregistrement et traitement des demandes, en lien avec les chargés de mission du cabinet ;
- Régulation du flux : gestion des doublons, des relances, s’assurer de la cohérence dans le traitement des invitations.
2. Travail d’information des élus et du cabinet :
- Assurer une veille, le suivi et les alertes sur les invitations signalées ;
- Capacité à rechercher l’information (sur l’évènement lui-même, sur un éventuel soutien financier ou communicationnel régional, etc.) et à la transmettre au cabinet et aux élus désignés pour représenter la Présidente.
- Assurer la « mémoire » de l’institution : pouvoir informer le cabinet sur les évènements passés au travers d’un classement et d’un archivage efficace.
3. Action de coordination sur les demandes complexes :
- Coordination avec les différentes directions pour assurer le traitement complet des demandes « multiples » (invitation comprenant des demandes de financement, de lots, ou d’actions de communication…)
- Coordination avec le service des Assemblées ou le Secrétariat particulier en fonction de la nature de l’évènement.
Profil :
- Connaissance du cadre administratif et financier d’intervention de la Région
- Qualités d’organisation, méthode et rigueur
- Capacité de coordination avec les différentes directions
- Réactivité et capacité à rendre compte
- Maîtrise de l’outil informatique (notamment word et ELISE).
- Disponibilité
- Aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe.
Sujétions particulières / Environnement professionnel :
• Contraintes horaires
Ce poste ouvre droit à NBI.
Modalité de recrutement :
Voie statutaire ( catégorie C)
Modalité de réponse :
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + diplôme ou pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative / attestation et liste d’aptitude concours /attestation RQTH…) doivent être adressées en PDF sur la boite mail suivante : [email protected]
Merci de rappeler la référence de la vacance d’emploi selon le format publié (23-01-07 CAB-PI)