ASSISTANTE DE DIRECTION H/F
Fed Office
Paris
Temporary
À propos de ce poste de :
ASSISTANTE DE DIRECTION H/F
Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, dans le domaine de la finance pour l'audiovisuel et le cinéma, situé à Paris 8ème, une Assistante de direction.
La société se situe proche des Champs Elysées (75008 Paris)
Directement rattaché.e au Directeur Général, l’assistant.e doit le seconder au quotidien dans son organisation (agenda, gestion des dossiers, supports de présentation, organisation d’événements internes et externes).
Elle seconde également, dans une moindre mesure, les Directeurs Généraux Adjoints et l’équipe commerciale.
Vous êtes prêt.e à rejoindre une structure dynamique, de nouveaux défis et à être un véritable support pour un Directeur Général dans son quotidien ? Alors ce poste est fait pour vous !
Votre fonction
Assistanat du Directeur Général :
• Gérer pro-activement son agenda (anticipation, relances, rappels, coordination avec l’équipe commerciale …)
• Filtrer les appels et assurer l’accueil physique des interlocuteurs (producteurs),
• Préparer et organiser les réunions internes et externes (convocations, ordre du jour, préparation des dossiers…)
• Concevoir et rédiger en autonomie tous types de documents pour son compte (courriers, rapports, support et compte-rendu de réunions…)
• Traiter les courriers, les notes de frais (y compris celles de l’équipe commerciale)
Communication interne et externe :
• Organisation des événements internes et externes (festivals, team building)
• Avec un autre collaborateur, participation au suivi et à l’animation du site internet et des médias sociaux (LinkedIn)
Gestion administrative de la société :
• Gérer les contrats d’administration du site (bail, EDF, autres fournisseurs de services liés au site, fournisseurs de moyens généraux, assurances …) :
o Suivre les conditions d’exécution des contrats
o Conduire des appels d’offres en vue d’optimiser le coût ou le service rendu
• Office management (dont supervision des actions de l’hôtesse d’accueil)
Il s'agit d'un poste à temps complet
Télétravail proposé : 2 jours par semaine au bout de 6 mois d'ancienneté.
Rémunération: entre 42/43K sur 12 mois selon profil+ intéressement.
Avantages: tickets restaurant et mutuelle.
La société est à taille humaine, filiale d'un grand groupe bancaire, pouvant apporter des avantages supplémentaires.
Processus de recrutement: Rapide! vous rencontrerez la consultante FED OFFICE en charge du poste ( si ce n'est pas déjà fait!), puis le Directeur Financier, l'assistante de direction en place actuellement puis le Directeur Général.
Votre profil
De formation Bac+2 minimum, vous avez une expérience de minimum 8 ans sur un poste équivalent, auprès d'une direction générale ou comité de direction.
Une compétence liée à l’événementiel serait un plus.
Les qualités attendues pour être en succès sur ce poste :
• Bon relationnel, capacité à gérer les priorités, organisé.e et sens de la confidentialité
Etre souple et adaptable pour une structure à taille humaine.
Etre en capacité à gérer plusieurs sujets et orienté.e solutions
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint) et d’Outlook
• Anglais courant (aisance tant à l’écrit qu’à l’oral).