Assistant administratif d’équipes de recherche (F/H)
Inria
Talence, Gironde
Assistant administratif d'équipes de recherche (F/H)
Type de contrat : CDD
Contrat renouvelable : Oui
Niveau de diplôme exigé : Bac + 2 ou équivalent
Fonction : Personnel des fonctions support (IT)
Corps d'accueil : Technicien de la Recherche (TR)
Mission confiée
Au sein des équipes de recherche (Inria ou équipe mixte), l’Assistant(e) d'équipes de recherche assure un rôle d’interface de proximité entre les équipes de recherche et les services partenaires. Elle (il) facilite le fonctionnement et les activités de l’équipe. Elle (il) apporte conseil et aide à la gestion dans les domaines budgétaire, financier, RH, communication et affaires générales, en garantissant le respect des procédures.
Principales activités
Coordination administrative de l’équipe
- Planifier et organiser les activités administratives
- Assurer le suivi de l’activité et autres reportings
- Garantir la bonne application des procédures
- Participer à l’analyse et l’anticipation des risques éventuels des projets de recherche
- Contribuer à la qualité et au respect des délais
- Gérer les aléas et les priorités
Assistance aux équipes
- Favoriser les échanges avec les agents des autres services d’Inria et des services partenaires
- Aider et conseiller les chercheurs sur les procédures à mettre en oeuvre
- Apporter des solutions adaptées aux demandes spécifiques des chercheurs
- Assister les chercheurs dans leurs activités transverses Accompagner les chercheurs pour la prise en main des différents outils
Gestion RH
- Initier les dossiers des personnels non permanents rémunérés et non rémunérés
- Constituer et gérer les dossiers de recrutement des stagiaires gratifiés
- Constituer et suivre les dossiers des personnels partenaires (non rémunérés Inria)
- Préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants
- Informer et orienter les personnels de l'équipe dans leurs démarches RH
- Initier les demandes d’autorisation FSD et en assurer le suivi pour les équipes concernées
Gestion budgétaire, financière et contractuelle
- Assurer le suivi des différents budgets alloués et réaliser des états à date du budget
- Analyser les données budgétaires, alerter et contribuer à trouver des solutions
- Participer aux réunions budgétaires de l’équipe
- Contrôler et valider les déplacements des membres des équipes
- Organiser les déplacements des invités
- Etablir les demandes d’achat et assurer le service fait
- Accompagner les chercheurs dans le montage des contrats de recherche
Communication, relations extérieures et évènementiel
- Renseigner et orienter les différents interlocuteurs (internes et partenaires extérieurs)
- Assurer l’interface et faciliter les relations professionnelles entre les équipes, les différents services et les différents acteurs sociaux
- Contribuer aux actions de communication de l’équipe de recherche (symposium, conférences, workshops…)
- Organiser et/ou participer à différents évènements scientifiques internes ou externes
- Mettre à jour les sites Web et intranet
Compétences
Savoir
- Connaître l’organisation et l’environnement de la recherche
- Connaître les différents statuts des personnels
- Connaître les procédures applicables
- Connaître les règles budgétaires et les différents financements de la recherche
- Connaitre les spécificités des contrats de recherche nationaux et internationaux
Savoir-faire
- Maitriser les outils de bureautique et les outils spécifiques de gestion
- Savoir planifier et respecter les délais
- Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins et les priorités
- Travailler en équipe
- Savoir rédiger (notes, comptes-rendus, courrier)
- Maitriser l’anglais écrit et oral
- Savoir relayer les informations aux équipes
Savoir-être
- Faire preuve d’écoute et de sens du service
- Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs et situations
- Faire preuve d’autonomie, de proactivité et de réactivité
- Savoir mettre en oeuvre une communication adaptée aux interlocuteurs
- Savoir respecter la confidentialité
Avantages
- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
- Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
- Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Accès à la formation professionnelle
- Sécurité sociale
Rémunération
Entre 1780€ et 2000€ brut mensuel en fonction de l'expérience