Une ou un Secrétaire médico-social F/H (Postes n°68-7596, 68-7597 et 68-7598) – Colmar, Haut-Rhin

Une ou un Secrétaire médico-social F/H (Postes n°68-7596, 68-7597 et 68-7598)

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Colmar, Haut-Rhin

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Détails de l'offre : Emploi

La Collectivité européenne d’Alsace recherche :

Une ou un Secrétaire médico-social F/H (Postes n°68-7596, 68-7597 et 68-7598)
Au sein de la DAPI – DGA Solidarités
3 postes à pourvoir au sein de l'équipe de remplacement !

Missions

La Direction Appui et Pilotage de la DGA assure une fonction centrale de pilotage en matières de ressources de la DGA Solidarités. La DGA Solidarités forte de plus de 3000 agents et dotée d’un budget de fonctionnement de 1 ,2 Milliards d’Euro met en œuvre les politiques de Solidarité pour lesquelles la Collectivité est chef de file en matière d’insertion et d’emploi, d’autonomie des personnes âgées et/ou en situation de handicap, d’action sociale de proximité, de prévention et de protection de l’enfance et de santé publique.

La DAPI assure le pilotage des ressources de la DGA en matière financière, en matière de stratégie immobilière, en matière de Ressources Humaines et en matière de Systèmes d’Information en articulation étroites avec les directions thématiques de la DGA, les directions ressources de la Collectivité et les Territoires

Les unités équipes de remplacements sont des équipes composées de travailleurs sociaux, de secrétaires médico-sociales et de cadre(s) qui ont vocation à intervenir, dans les différentes directions de la DGA Solidarités pour venir en appui aux équipes afin de leurs permettre d’assurer une continuité de service de qualité et de maintenir les prestations délivrées aux usagers dans des délais raisonnables lorsque les effectifs permanents sont insuffisants (congés maladie, maternité, temps partiels, vacances longues et/ou multiples …)

Le Secrétaire médico-social de l’équipe de remplacement interviendra en fonction des besoins des différentes directions. Des missions de renfort et de remplacement de secrétaire médico-social lui seront confiées.

Il peut également être amené à intervenir dans le cadre de missions spécifiques répondant à un besoin ponctuel, de surcroît d’activité ou de projets innovants précisément identifiés, selon une feuille de route établie en lien avec le Responsable de l'Equipe.

Fonction

Dans le cadre de remplacements le secrétaire médico-social :

Pour tous les services

Assure la fonction d'accueil, d'orientation :

accueille et oriente le public ou les partenaires téléphoniquement et sur place

évalue l'urgence

apporte une première réponse à l'usager

s'assure de la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux et d'une réponse apportée à l'usager

contribue à la qualité de service rendu à l'usager

Prend en charge les activités multiples de secrétariat dans un souci permanent de fiabilité :

assure la rédaction ou la mise en forme des travaux de bureautique : enquêtes, rapports, relevés de décision, compte-rendu de réunions, courriers…

assure le secrétariat des professionnels de la solidarité (travailleurs sociaux, ) des professionnels de santé (médecin, sage-femme, puéricultrice…) et des cadres

assure des tâches de classement, de mise à jour et d'exploitation des fichiers manuels et informatiques

assure l'ouverture, la mise à jour et l'exploitation des dossiers informatiques (Excel, IODAS et SOLIS)

élabore des statistiques, saisit et fait remonter les données demandées par les services, les directions

peut réceptionner et enregistrer informatiquement les courriers et les demandes d'enquêtes ou d’évaluations

peut renseigner et mettre à jour les outils relatifs à la gestion des moyens logistiques de l'unité (véhicules de service, Bâtiments, mobilier, bureautique, …)

peut organiser les réunions, en assurer la logistique, y participer et rédiger le compte-rendu,

peut gérer le planning d'occupation des salles de réunion, des bureaux mis à disposition des partenaires…

Collaboration et coordination :

collabore avec tous les partenaires dans l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous

participe aux réunions de travail organisées au sein de la collectivité, notamment celles de l'équipe de remplacement

établit un bilan d'activité à l'issue de chaque remplacement et transmet au titulaire du poste ou à son encadrant les éléments nécessaires à la continuité du service

assure un reporting régulier auprès du Responsable de l'équipe territoriale médico-sociale

rend compte de son activité au Responsable de l'équipe de remplacement

Dans le champ de l’action sanitaire et sociale :

apporte un appui dans les démarches administratives initiales

gère le planning des rendez-vous des travailleurs médico-sociaux

renseigne et met à jour les outils relatifs à la gestion des crédits déconcentrés

affranchit le courrier partant et peut renseigner le tableau mensuel

contribue à la gestion des dispositifs déconcentrés confiés à l’Espace de Solidarité selon l'organisation interne à l’Espace de Solidarité (AFASE, FAJ, AED, secours exceptionnels, …)

réalise ou aide à réaliser des outils pour une bonne coordination d'équipe

Dans le champ de la protection de l’enfance
:

est garant du suivi des dossiers administratifs d'enfants et du respect des échéances (instruction, tenue, suivi et classement)

procède à la lecture rapide des dossiers et formuler une proposition de traitement

formalise les décisions prises par les cadres, en assurer la transmission et le classement

assure la récolte et le renseignement des éléments permettant le financement des prestations liées à l'accueil des enfants confiés

vérifie la conformité de factures, procéder à l'établissement d'ampliations, d'attestations et de bulletins de prise en charge des mesures financières

Dans le champ de l'autonomie
:

Assure les missions d'accueil, d’écoute, d’orientation et de traitement des demandes liées à la dépendance

Profil recherché

Niveau Bac obligatoire, expérience en administration appréciée

Savoir :

bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook)

bonne connaissance des techniques de communication

bonne connaissance de la législation sanitaire sociale

Savoir-faire :

capacité à analyser la demande et à évaluer l'urgence

facultés d'adaptation rapide aux exigences du métier

sens de l'organisation

esprit d'initiative

rigueur et soin dans son travail

fiabilité et rapidité d'exécution

capacité à se situer dans l'institution

Savoir-être :

sens de l'accueil et des relations

ouverture d'esprit

souplesse et capacité d'adaptation

discrétion

disponibilité

maîtrise de soi

esprit d'équipe

Statut et particularités liées au poste

Recrutement statutaire, ou à défaut par voie contractuelle, sur le cadre d’emplois des Rédacteurs territoriaux

Poste à temps complet

Résidence administrative située à Colmar, 41 Avenue Georges Clemenceau

Date limite de dépôt des candidatures

19/11/2023

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