Une ou un Secrétaire médico-social F/H (Postes n°68-7596, 68-7597 et 68-7598)
Toute l’Alsace
Colmar, Haut-Rhin
Détails de l'offre : Emploi
La Collectivité européenne d’Alsace recherche :
Une ou un Secrétaire médico-social F/H (Postes n°68-7596, 68-7597 et 68-7598)
Au sein de la DAPI – DGA Solidarités
3 postes à pourvoir au sein de l'équipe de remplacement !
Missions
La Direction Appui et Pilotage de la DGA assure une fonction centrale de pilotage en matières de ressources de la DGA Solidarités. La DGA Solidarités forte de plus de 3000 agents et dotée d’un budget de fonctionnement de 1 ,2 Milliards d’Euro met en œuvre les politiques de Solidarité pour lesquelles la Collectivité est chef de file en matière d’insertion et d’emploi, d’autonomie des personnes âgées et/ou en situation de handicap, d’action sociale de proximité, de prévention et de protection de l’enfance et de santé publique.
La DAPI assure le pilotage des ressources de la DGA en matière financière, en matière de stratégie immobilière, en matière de Ressources Humaines et en matière de Systèmes d’Information en articulation étroites avec les directions thématiques de la DGA, les directions ressources de la Collectivité et les Territoires
Les unités équipes de remplacements sont des équipes composées de travailleurs sociaux, de secrétaires médico-sociales et de cadre(s) qui ont vocation à intervenir, dans les différentes directions de la DGA Solidarités pour venir en appui aux équipes afin de leurs permettre d’assurer une continuité de service de qualité et de maintenir les prestations délivrées aux usagers dans des délais raisonnables lorsque les effectifs permanents sont insuffisants (congés maladie, maternité, temps partiels, vacances longues et/ou multiples …)
Le Secrétaire médico-social de l’équipe de remplacement interviendra en fonction des besoins des différentes directions. Des missions de renfort et de remplacement de secrétaire médico-social lui seront confiées.
Il peut également être amené à intervenir dans le cadre de missions spécifiques répondant à un besoin ponctuel, de surcroît d’activité ou de projets innovants précisément identifiés, selon une feuille de route établie en lien avec le Responsable de l'Equipe.
Fonction
Dans le cadre de remplacements le secrétaire médico-social :
Pour tous les services
Assure la fonction d'accueil, d'orientation :
accueille et oriente le public ou les partenaires téléphoniquement et sur place
évalue l'urgence
apporte une première réponse à l'usager
s'assure de la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux et d'une réponse apportée à l'usager
contribue à la qualité de service rendu à l'usager
Prend en charge les activités multiples de secrétariat dans un souci permanent de fiabilité :
assure la rédaction ou la mise en forme des travaux de bureautique : enquêtes, rapports, relevés de décision, compte-rendu de réunions, courriers…
assure le secrétariat des professionnels de la solidarité (travailleurs sociaux, ) des professionnels de santé (médecin, sage-femme, puéricultrice…) et des cadres
assure des tâches de classement, de mise à jour et d'exploitation des fichiers manuels et informatiques
assure l'ouverture, la mise à jour et l'exploitation des dossiers informatiques (Excel, IODAS et SOLIS)
élabore des statistiques, saisit et fait remonter les données demandées par les services, les directions
peut réceptionner et enregistrer informatiquement les courriers et les demandes d'enquêtes ou d’évaluations
peut renseigner et mettre à jour les outils relatifs à la gestion des moyens logistiques de l'unité (véhicules de service, Bâtiments, mobilier, bureautique, …)
peut organiser les réunions, en assurer la logistique, y participer et rédiger le compte-rendu,
peut gérer le planning d'occupation des salles de réunion, des bureaux mis à disposition des partenaires…
Collaboration et coordination :
collabore avec tous les partenaires dans l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous
participe aux réunions de travail organisées au sein de la collectivité, notamment celles de l'équipe de remplacement
établit un bilan d'activité à l'issue de chaque remplacement et transmet au titulaire du poste ou à son encadrant les éléments nécessaires à la continuité du service
assure un reporting régulier auprès du Responsable de l'équipe territoriale médico-sociale
rend compte de son activité au Responsable de l'équipe de remplacement
Dans le champ de l’action sanitaire et sociale :
apporte un appui dans les démarches administratives initiales
gère le planning des rendez-vous des travailleurs médico-sociaux
renseigne et met à jour les outils relatifs à la gestion des crédits déconcentrés
affranchit le courrier partant et peut renseigner le tableau mensuel
contribue à la gestion des dispositifs déconcentrés confiés à l’Espace de Solidarité selon l'organisation interne à l’Espace de Solidarité (AFASE, FAJ, AED, secours exceptionnels, …)
réalise ou aide à réaliser des outils pour une bonne coordination d'équipe
Dans le champ de la protection de l’enfance
:
est garant du suivi des dossiers administratifs d'enfants et du respect des échéances (instruction, tenue, suivi et classement)
procède à la lecture rapide des dossiers et formuler une proposition de traitement
formalise les décisions prises par les cadres, en assurer la transmission et le classement
assure la récolte et le renseignement des éléments permettant le financement des prestations liées à l'accueil des enfants confiés
vérifie la conformité de factures, procéder à l'établissement d'ampliations, d'attestations et de bulletins de prise en charge des mesures financières
Dans le champ de l'autonomie
:
Assure les missions d'accueil, d’écoute, d’orientation et de traitement des demandes liées à la dépendance
Profil recherché
Niveau Bac obligatoire, expérience en administration appréciée
Savoir :
bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook)
bonne connaissance des techniques de communication
bonne connaissance de la législation sanitaire sociale
Savoir-faire :
capacité à analyser la demande et à évaluer l'urgence
facultés d'adaptation rapide aux exigences du métier
sens de l'organisation
esprit d'initiative
rigueur et soin dans son travail
fiabilité et rapidité d'exécution
capacité à se situer dans l'institution
Savoir-être :
sens de l'accueil et des relations
ouverture d'esprit
souplesse et capacité d'adaptation
discrétion
disponibilité
maîtrise de soi
esprit d'équipe
Statut et particularités liées au poste
Recrutement statutaire, ou à défaut par voie contractuelle, sur le cadre d’emplois des Rédacteurs territoriaux
Poste à temps complet
Résidence administrative située à Colmar, 41 Avenue Georges Clemenceau
Date limite de dépôt des candidatures
19/11/2023
Postuler à cette offre