Assistante administrative (H/F)
Sinclair Ressources
Paris
Temporary
Notre client
Créé en 2004, Sinclair Ressources propose à ses candidats l'accès à des offres d'emplois en intérim, CDD ou CDI.
Le Consultant que vous rencontrerez dispose d'une double expertise : il est à la fois spécialisé sur les métiers pour lesquels il recrute et dédié à une zone géographique afin de vous offrir la meilleure proximité possible.
Actuellement, nous recherchons pour notre client, société de 75 collaborateurs située à PARIS, accès CHATELET, un(e)Assistant.e administratiF.ve H/F, dans le cadre d'une mission d'intérim de 16 mois pour une tâche occasionnelle.
Votre mission
Mission
Nous avons besoin d'un sous-traitant pour soutenir l'équipe Technology & Operations en France (basée à Paris) pour un large éventail de tâches de soutien administratif.
Ses principales responsabilités sont les suivantes :
– Gestion des achats
oÉmettre la demande d'achat en fonction des demandes des chefs d'équipe et suivre le processus jusqu'à l'émission du bon de commande aux fournisseurs
oCollecter les livraisons d'achat prouvées, par exemple les rapports d'activité des entrepreneurs / consultants, les bons de livraison…
oContrôler les factures fournisseurs en fonction du bon de commande émis et des preuves de livraison collectées
oSuivi et adresse des factures contestées
oContrôle de l'utilisation des lignes budgétaires (chiffres réels, comptes de régularisation, prévisions)
oProduire des rapports et des alertes associés à la gestion des achats
– Gestion des fournisseurs de premier niveau
oPoint de contact de premier niveau pour les fournisseurs
oSuivi de l'état des factures fournisseurs
oSuivi de l'état des devis fournisseurs et des propositions commerciales
oSuivi des contrats et de l'état des travaux (p. ex. anticipation de la date de fin pour la résiliation ou les renouvellements)
oGérer le contrat de base du fournisseur et l'énoncé des travaux de renouvellement / modifications / résiliation
oMaintenir les données des fournisseurs (intégration / modification / résiliation) dans le cadre du processus d'approvisionnement et d'approvisionnement Visa
oProduire des rapports et des alertes associés à la gestion des fournisseurs
– Gestion régulière des processus RH
oGérer le document Calendrier des absences de l'équipe
oGérer le document de planification de garde de l'équipe
oGérer les activités d'intégration des employés et des sous-traitants (calendriers d'entretiens avec les candidats, présélection RH et soutien à l'intégration…) et le suivi associé,
oGérer les activités d'offboarding des employés et des sous-traitants et le suivi associé
oSuivi des processus récurrents des employés (entretiens de performance réguliers, objectifs paramétrés, formations obligatoires…)
oTraiter les inscriptions à la formation
oRapports d'effectifs / planification…
– Gestion des événements d'équipe
oRéservation de la date de l'événement
oGestion de la logistique (réservation de salle/emplacement, envoi et suivi des invitations, gestion des accès des invités externes, gestion des salles/restauration, coordination de la mise en place de la salle de conférence, audio/vidéo…)
oProduction de procès-verbaux et/ou de plans d'action, s'il y a lieu (p. ex. réunions à but général)
– Soutien à l'équipe
oServir de point de contact pour tous les visiteurs de bureau (y compris le personnel de l'entreprise) et les livraisons, ainsi que pour les cadres d'autres départements
oAider à la gestion de l'espace, aux demandes de déplacement de l'espace de travail et à la soumission des ordres de travail des installations
oAider à l'élaboration et à la mise à jour de présentations PowerPoint, de feuilles de calcul Excel et d'autres graphiques et documents à l'appui des activités de l'équipe
oMaintenance des documents : Maintenir la documentation des processus de communication, la bibliothèque de biens et les archives de messages
oEffectuer des tâches de soutien à l'équipe, y compris la commande de fournitures de bureau, la réservation de salles de réunion et la mise à jour des listes de distribution
oRédiger la correspondance, répondre et filtrer les appels téléphoniques des cadres et adresser les demandes de renseignements à la partie appropriée au sein de l'équipe
oFournir un soutien aux projets et initiatives divers
oÀ l'occasion : organiser des voyages nationaux et internationaux, gérer la logistique des activités liées aux voyages et remplir des rapports de dépenses
Interactions internes
– Tous les départements de l'équipe T&OF
– Équipes basées à Paris, en particulier Finance, Juridique, RH, Services Clients
– Équipes centrales (Royaume-Uni, États-Unis…) prenant en charge les processus administratifs, en particulier la technologie, les finances, l'approvisionnement et les achats, les ressources humaines et toute autre division / direction de Visa, selon les besoins
Interactions externes
– Clients (banques)
– Fournisseurs de services et sous-traitants
Votre profil
– Qualifications requises
oLangue maternelle ou bilingue en français
oLangue maternelle, bilingue ou parlant couramment l'anglais
oDoit avoir un diplôme d'études secondaires ou une expérience de travail équivalente ou pertinente
o5+ années d'expérience administrative requises, de préférence dans une organisation internationale, matricielle et une entreprise publique telle que Visa
oDoit être basé en région parisienne
oUne bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Microsoft Teams et Adobe PDF est requise
oAttitude positive : doit être flexible, proactif et axé sur les solutions, à la recherche de moyens d'ajouter de la valeur et d'aider l'équipe
oÉtablir et maintenir des relations d'affaires professionnelles efficaces et coopératives avec tous les niveaux de gestion, les employés et les contacts externes
oDiscrétion : doit être en mesure d'exercer un jugement exceptionnel à l'égard de renseignements qui peuvent être confidentiels ou importants, non publics
oCommunication forte (écrite et verbale), souci du détail, très organisé et capacité à travailler avec des fonctions transversales avec toutes les fonctions de niveau (internes et externes)
oPreuve d'initiative, de flexibilité, de travail d'équipe, de maturité sous pression, et capacité à anticiper et résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent
oCapacité démontrée à effectuer plusieurs tâches à la fois, à répondre aux besoins rapidement et efficacement et à prioriser le travail avec une grande attention aux détails
– Bon à avoir
oExpérience supplémentaire avec Ariba Procurement et/ou Concur Expense Management
oAppétit pour l'environnement informatique / technologique : compréhension de l'activité et de l'écosystème technologique ainsi que des activités menées au sein d'une équipe informatique
oPaiement / Appétit / expérience du secteur bancaire