Assistant(e) de Chef de service de l’Administration et des Ressources – MDS de Noisiel F/H
Département De Seine-Et-Marne
Noisiel, Seine-et-Marne
Full-time
Qui sommes-nous ?
La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l’enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l’emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.
Vos missions
Sous la hiérarchie du Chef Administration Ressources, l'assistante apporte son soutien à ce dernier, sur l'ensemble de ses missions en matière d'organisation, de suivi de dossier, de gestion, d'information, de communication, de classement et d'accueil.
A ce titre, vous êtes en charge de :
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
Planifier et organiser les réunions et rendez-vous
Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (Comptes rendus de réunion, présentations, tableaux de bords…)
Coordonner le secrétariat du service, accompagner les stagiaires et les agents saisonniers
Apporter un renfort ponctuel auprès d'un autre secrétariat
Assurer l'accueil de la Maison Des Solidarités à tour de rôle
Participer au plateau technique administratif
Représenter le chef de service dans certaines réunions (information)
Gérer la messagerie électronique, le courrier, les parapheurs et les documents
– gérer les différents plannings (instances, astreintes, congés, absences)
– effectuer le suivi des courriers signalés
Diffuser les informations pertinentes pour le service
Préparer l'arrivée des nouveaux agents (habilitations, matériels, etc.)
Participer aux réunions des secrétaires
Référent(e) Administrative Protection de l'enfance
Préparer et participer au Point Enfance
Suivi des dossiers de Protection de l'enfance
Secrétariat de la CAEO
Secrétaire du chef de service SAR:
*Régisseur suppléant :
– saisir les écritures comptables dans le logiciel
– éditer les chèques et les courriers
– éditer la reconstitution des fonds
Soutien logistique à l'agent d'entretien en son absence (réception de commandes, de prestataires)
Votre profil
Vous présentez les connaissances et aptitudes suivantes :
Accueil, information et orientation des usagers
Savoir gérer une situation d'accueil difficile
Maîtrise et présentation des écrits dans le cadre de la charte graphique
Savoir gérer les agendas, les dossiers du service, les communications téléphoniques, les transmissions et en assurer le
suivi
Aptitude à l'utilisation des logiciels métiers
Etre rigoureux(se) et organisé(e)
Vous faites preuve de polyvalence, de réactivité et de transversalité avec un certain sens du service public, de l'accueil et de l'écoute. Vous avez une appétence pour le travail d'équipe également. Vous êtes en capacité de prendre du recul face aux situations sociales difficiles, et sans porter de jugements de valeur. Enfin, vous savez vous adapter en toute circonstances et êtes discret(e) sur les informations recueillies.
Nos avantages
• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
• Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
• Parking gratuit
• Prestations sociales et COS
Nos engagements
• Offres de formations innovantes
• Ecole des métiers
• Accompagnement aux concours
• Télétravail possible après une période d’intégration
• Le poste est situé à Noisiel
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.