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Recherche – Échirolles, Isère

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CCAS d’Échirolles

Échirolles, Isère

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ÉchirollesIsère

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité dudirecteurde la Maison des Habitants, il-elle assure l’accueil qui constitue le premier accès à la Maison des Habitant-es, en étant son pivot et sa « porte d’entrée ». L’accueil est identifié par les habitant-es comme le lieu-ressources et d'informationsdans la proximité.

A ce titre, il-elle :

  • assure l'interface entre les habitant-es et les professionnel-les en réalisant un accueil physique et téléphonique

  • participe au projet global de la Maison Des Habitant-es

  • s'attache à la gestion administrative et comptable de l'équipement, sous la responsabilité de la direction

Poste

Employeur

CCAS d'Échirolles

Numéro de référence du poste

038231001221616

Temps de travail

Temps Complet

Grade de l'emploi

C

Cadre d'emploi

Diplôme

BEP / BAC Pro

Poste à pourvoir le

Dès que possible

Date limite de candidature

12 novembre 2023

Missions et activités

Accueil physique et téléphonique du public :

 

  • Accueille, informe, oriente tout public, répond aux appels téléphoniques et prend les messages

  • Identifie et qualifie la demande sociale en effectuant un pré-diagnostic,

  • Évalue l'urgence de la situation, oriente vers les services ou organismes compétents

  • Est garant-e de la confidentialité et de la convivialité de l’espace d’accueil

  • Gère les prises de rendez-vous pour les permanences (gestion électronique des agendas)

  • Accompagne les usager-es dans les démarches dématérialisées (individuelles /collectives)

     

Gestion administrative :

 

  • Participe aux réunions d'équipe de la MDH

  • Gère les inscriptions aux activités régulières, sorties, ateliers parents-enfants et animations ponctuelles

  • Assure la réception, diffusion et expédition du courrier et des mails

  • Rédige et met en forme tous types de documents administratifs,

  • Crée et actualise des bases de données (listing divers)

  • Tient des statistiques à l'accueil et renseigne les tableaux de bord

  • Gère le prêt de salle pour des réunions et activités autonomes et tient des plannings des salles et des bureaux (permanences)

  • Réserve le matériel pour les réunions

  • Classe et ordonne les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous-toutes

  • Établi les états mensuels des vacataires

  • Veille à la mise à jour des congés des agent-es et du planning de l'équipe.

  • Réapprovisionne le stock de fournitures

  • Effectue et assure le suivi des demandes d’interventions techniques sur l’équipement

 

Gestion financière :

 

  • Gère la régie de recettes de l’équipement (régisseur-euse titulaire ou suppléant-e)

      • encaissement des activités et sorties, tenue du carnet à souche

      • vérification de la caisse, tenue d'un état de compte des paiements

      • dépôt de la caisse (avec justificatifs) au trésor public

  • Gère les achats de la MDH

      • demande de devis, établissement des bons de commande et des bons d’engagement

      • suivi du budget de fonctionnement de l’équipement, en lien avec le-la Directeur-rice

      • suit les factures et visas pour validation de paiement et transmission au service finances

      • Suit les relations avec les fournisseurs et les agent-es du service finances

      • Met à jour les outils de suivi des dépenses de la MDH

     

Communication :

 

  • Conçoit et diffuse les supports de communication (affiches, flyers, calendrier mensuel…) en respectant la charte graphique

  • Valorise les activités et projets de la MDH (revue de presse, mise en valeur des photos…)

  • Actualise l'affichage (dont délibérations) dans la MDH et réapprovisionne les livrets et flyers déposés par les partenaires à l'attention du public

Veille à la hiérarchisation de l'information MDH /collectivité / partenaires extérieurs et à la diffusion en interne et externe

 

Activités occasionnelles :

 

  • Apporte un soutien logistique aux activités et projets de la MDH en participant à la préparation d’événements et aux temps forts de la MDH (force de proposition, aménagement des espaces d'accueil et d'activité)

  • Assure le tutorat des élèves et/ou stagiaires accueilli-es dans l’équipement

Profil demandé

  • Connaître l'environnement institutionnel (fonctionnement et procédure d'une collectivité territoriale, CCAS, MDH)

  • Intégrer les priorités de la MDH dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

  • Avoir des notions d'organisation et de gestion du temps

  • Maîtriser la communication orale, écrite et le vocabulaire professionnel du service

  • Connaître la législation et les dispositifs d'accès aux droits

  • Être attentif-ve à la confidentialité des informations recueillies à l'accueil

  • Savoir gérer des situations conflictuelles et réguler des tensions (technique de régulation)

  • Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur-rice

  • Maîtriser l'outil informatique (tableur, traitement de texte, navigation internet, logiciels…) et le matériel bureautique (téléphone, photocopieur…)

  • Maîtriser les techniques de secrétariat, de recherche documentaire, de classement et d’archivage

  • Avoir une connaissance des procédures et instances de décisions administratives (délibération…)

  • Avoir une connaissance de la comptabilité publique (règles comptables et budgétaire)

  • Connaissance des nomenclatures comptables

  • Discrétion professionnelle, autonomie, organisation, rigueur

  • Adaptabilité vis à vis des usager-ères

  • Anticipation, sens relationnel, capacité d'écoute et de dialogue

  • Sens du travail en équipe, disponibilité, polyvalence, gestion de situations conflictuelles

Contact et infos pratiques

Régime indemnitaire, 13ème mois, participation aide au repas, participation employeur mutuelle et

Prévoyance, Comité Social Local (CE), COS 38…

 

Candidater par mail : [email protected]lettre de motivation et CV à adresser (sous format PDF Nom_Prénom_Intitulé du poste) à Monsieur Le Président du CCAS, Service DRH, Pôle Développement et Recrutement

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