AGENT ADMINISTRATIF PRINCIPAL (H/F)
Adages
Béziers, Hérault
Description | o
Missions principales | Pour l'espace Parentèle. Sous l’autorité de la Directrice, des Attachées de Direction, et d’un Chef de Service Educatif, il/elle est plus particulièrement chargé (e) :
MISSION 1 : ASSURER L’ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DES BENEFICIAIRES ET DES PARTENAIRES :
- Il assure l’accueil physique des bénéficiaires et de toute personne se présentant à l’accueil
- Il réceptionne les appels téléphoniques et transmet les informations aux personnes concernées
- Il réceptionne et traite les courriels et les fax et les transmet aux destinataires concernés
- Il réceptionne les livraisons de fournitures et de matériel de bureau
MISSION 2 : ASSURER LES DIFFERENTS TRAVAUX ADMINISTRATIFS DE SECRETARIAT ET DE BUREAUTIQUE :
- Il rédige et/ou met en forme les écrits professionnels afférents aux missions du SOAE et de l’Espace Parentèle
- Il saisit, met à jour et présente tout type de données concernant l’activité des Services
- Il traite le courrier « arrivée » et « départ »
- Il procède à l’ouverture des dossiers des usagers et renseigne la partie administrative conformément aux procédures établies
- Il procède à la clôture des dossiers des usagers et à leur archivage dans les délais convenus
- Il gère le stock des fournitures de bureau et procède aux commandes en lien avec le service comptable
- Il participe aux réunions pluridisciplinaires pour la rédaction des comptes rendus
MISSION 3 : S’INSCRIRE DANS LES DYNAMIQUES INSTITUTIONNELLES ET DANS UNE COMMUNICATION PARTAGEE :
- Il s’inscrit dans une relation professionnelle et un savoir-être vis-à-vis de ses collègues et autres professionnels
- Il porte les valeurs associatives
- Il veille au respect de la confidentialité des informations
- Il peut participer aux instances de réflexions et aux groupes de travail collaboratifs
- Il veille à une communication fluide, claire, juste et adaptée avec les bénéficiaires, les professionnels et les partenaires
- Il s’inscrit dans une démarche de formation continue, selon ses besoins et ceux du Service, en lien avec les évolutions techniques ou règlementaires
- Il accueille, forme et évalue les stagiaires qui lui sont confiés, en lien avec la cheffe de service
- Il rend compte de sa mission à la cheffe de service et lui signale tout dysfonctionnement
- Il prend toute initiative mesurée afin d’assurer la continuité du Service administratif et des missions confiées.
Niveau de qualification |
- Diplôme exigé : Bac professionnel minimum – BTS en secrétariat/techniques administratives souhaité
- Expérience(s) professionnelle(s) réussie(s) requise(s)
Compétences techniques et relationnelles attendues |
- Excellente capacité rédactionnelle ;
- Maîtrise de l’outil informatique (Pack office) ;
- Maîtrise des techniques d’accueil téléphonique et physique ;
- Maîtrise de la gestion de l’information (réception, gestion, diffusion) ;
- Connaissance du dispositif de Protection de l’Enfance ;
- Qualités requises : autonomie dans le travail, organisation, réactivité, grande rigueur, adaptabilité, discrétion et confidentialité, gestion du stress et maîtrise de ses émotions, sens du travail d’équipe, sens relationnel et qualités d’écoute, probité, savoir-être, disponibilité.
Précisions (optionnel) |
Conditions de travail |
Modalités de dépôt de votre candidature | Envoyer CV + lettre de motivation à Service RH – ADAGES SOAE – 7 rue Joseph Fabre 34500 BEZIERS / [email protected]