Gestionnaire administratif des directions de projets
Hauts-de-Seine (92)
Le pôle éducation, maintenance et construction est composé de trois entités : la direction de l’éducation, de la citoyenneté et des collèges, la direction des bâtiments, et la direction de projets innovation pour l’éducation et les solidarités. Il assure la construction, la rénovation, l’entretien et le bon fonctionnement de l’ensemble des bâtiments accueillant les services départementaux culturels, sportifs, sociaux et administratifs ainsi que les 98 collèges altoséquanais avec des objectifs de qualité environnementale, de sécurité et d’innovation. Le pôle est en charge de la stratégie en matière de numérique éducatif et solidaire et de projets innovants pour l’amélioration de la qualité de vie au collège, et de la mise en œuvre de la politique éducative.
En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.
Rattaché(e) au Directeur de Projets 1, l’Assistant des Directions de Projets apporte une aide administrative et matérielle aux Directions de Projet 1, 2 et 3.
Il apporte un soutien à l’instruction de dossiers administratifs, en particulier concernant les marchés publics passés par les Directions de Projets (ex : agréments de sous-traitance).
Il assure l’encadrement fonctionnel du secrétariat des Directions de Projets dans la gestion des courriers, l’enregistrement et le classement des documents entrant et sortant.
Il est responsable de la gestion matérielle et administrative commune des trois entités.
Gestion opérationnelle et appui aux gestionnaires de marché :
– Instruire les demandes d’agrément des sous-traitants, demande de compléments, relances, saisie des demandes d’engagement comptable et mise à jour du tableau de suivi
– Intégrer les données dans les outils de suivi d’opérations
– Assister les Directions de Projets pour le suivi de l’exécution des marchés (tableaux de bords courriers spécifiques, saisie des données administratives dans les outils, création des circuits de validation, relances téléphoniques…)
– Saisir les demandes d’engagement et assurer le suivi
– Relancer les opérationnels sur leurs services faits, ou bien les comptables sur le paiement/affectation de factures
– Assurer le rôle de référent sur les marchés d’accord-cadre : tenir à jour le tableau des affectations des prestataires, suivre les montants attribués
Gestion des documents entrants et sortants :
– Gérer le courrier : suivre les arrivées et les départs, assigner les courriers physiques et dématérialisés (via GEC Flower), suivre les réponses ou archiver, gérer les envois postaux
– Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, notes, bordereaux etc.)
– Classer et archiver (papier et numérique) les documents (courriers, notes…)
– Constituer et préparer des dossiers (reprographie, diffusion etc.)
– Gérer et suivre la circulation des parapheurs papiers ou électroniques
Gestion administrative et matérielle :
– Participer à la gestion administrative d'actes RH (stages, formation, demandes télétravail, etc.), selon les procédures dédiées
– Mettre à jour des tableaux de suivi de gestion administrative et de congés
– Gérer des demandes, réaliser des commandes de fournitures
– Gérer et suivre des demandes informatiques, de matériels et de logiciels avec le service dédié
Assistance des équipes :
– Organiser et préparer des réunions en interne et avec des prestataires extérieurs
– Participer aux réunions d’équipe des Directions de Projets et rédiger des comptes-rendus
– Ingénieur ou attaché titulaire ou à défaut un contractuel (Article L332-14 du Code général de la fonction publique)
– Connaissance des collectivités publiques et de leur environnement, plus particulièrement du Conseil Départemental des Hauts-de-Seine
– Notions des procédures administratives
– Règles d’orthographe et de grammaire
– Maîtrise des outils informatiques : Excel, Word, Outlook
– Maîtrise des outils métiers (GEC FLOWER, GED, OCTIME, formulaires métiers…)
– Capacité de consultation et d’intégration de données dans les outils de suivi et de gestion d’opérations
– Mise en forme des documents
– Capacités relationnelles
– Disponibilité
– Esprit d’équipe
– Sens de l’organisation
– Réactivité aux demandes
– Autonomie