Assistant(e) de direction (h/f)
BTP CFA OCCITANIE – Campus de Toulouse-Muret
Toulouse
Full-time
Mission
Assistant(e) de Direction
Prise de poste: dès que possible
POSTE OCCUPE EN CFA
Position dans la structure : Sous l’autorité du Directeur.ice du Campus
Mission générale :
Est en soutien du travail de l’équipe de direction ainsi que de la réalisation de ses missions. Pour cela, en plus des travaux classiques de secrétariat, il/elle assure une prise en charge administrative des dossiers qui lui sont confié(e)s. De plus, assure la logistique des événements dont l'organisation lui est confiée. En contact avec les interlocuteurs de l’Association, participe pleinement à son rayonnement et à la communication interne.
2-Domaine Activité : Organisation et gestion administrative et circulation de l’information
- Assure la circulation du courrier : distribution en interne, affranchissements…
- Rédige et met en forme tout type de courrier, note, tableau, présentation.
- Gère le courrier de son responsable hiérarchique et assure un suivi du traitement des courriers nécessitant une réponse.
- En relation avec l'ensemble des collaborateurs de la structure et les personnes extérieures, répond à leurs demandes d'informations, et, le cas échéant, les oriente vers les personnes qualifiées pour répondre à des demandes complexes.
- Met à disposition des collaborateurs de la structure les documents administratifs autorisés.
- Organise et effectue le classement.
- Participe l'accueil physique et/ou téléphonique de la structure.
- Participe à la rédaction des procédures administratives et logistiques et contribue à leur mise en œuvre et respect.
- Participe à un ou plusieurs processus liés à l’activité : organisation, traitement, coordination, suivi et contrôle, production de notes d'information ou études chiffrées.
- Analyse les demandes d’information externes et internes et apporte assistance sur ce/ces domaines d’activités.
- Prépare les éléments de contrôle de cohérence de dossiers conformément aux normes, règles et procédures internes et externes.
- Participe au suivi des conventions, contrats, prestations et subventions.
- Contribue aux relations avec des partenaires ou prestataires externes : recherche d'informations, recherche de fournisseurs, coordination, suivi et contrôle.
- Assure un suivi de lignes budgétaires spécifiques en lien avec son responsable hiérarchique et la comptabilité.
Finalité : Assurer la gestion du courrier et des dossiers, ainsi que la documentation du ou des services.
3-Domaine Activité : Organisation logistique
- Organise et participe à la gestion logistique des événements et réunions organisés.
- Assure la préparation des réunions internes et le secrétariat y afférent : prépare l’ordre du jour et les dossiers, conçoit des supports visuels, rédige les comptes rendus.
- Suit l’agenda et gère les prises de rendez-vous de son responsable hiérarchique.
- Organise les déplacements de son responsable hiérarchique.
- Assure les commandes et la mise à disposition des petits équipements et fournitures de bureau dans le respect des budgets et procédures en vigueur.
Finalité : Assurer l’efficacité du fonctionnement au quotidien
4-Domaine Activité : Information et communication externe / Développement et promotion
- Contribue aux actions d’information et de communication de l’Association
- Participe au développement des bonnes pratiques et à leur mutualisation au niveau régional et au sein du réseau BTP CFA.
- Contribue à toute action de développement et de promotion.
Finalité : Assurer le rayonnement de l'apprentissage, des métiers et de la structure au sein de son environnement.
Profil
Rémunération mensuelle brute entre 2 140 et 2 340 euros
Rémunération sur 12,8 mois
Mutuelle d'entreprise prise en charge à 70% par l'employeur
Transport en commun pris en charge à 70% par l'employeur
Epargne salariale
Diplômes:
Niveau 5 BTS secrétariat ou de niveau 6 dans un des domaines de compétence spécifique correspondant aux dossiers et processus pris en charge (RH, communication, achats, intranet …).
Expérience et compétences :
- Expérience d’au moins 10 ans dans la fonction auprès d’un dirigeant, notamment en PME multi-sites
- Maîtrise des outils bureautiques
- Rigueur, discrétion
- Qualités relationnelles
- Qualités rédactionnelles
- Autonomie et capacité à anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier et à gérer les priorités et imprévus.