Office Manager Anglais courant H/F
Groupe-Gr
Paris
Full-time
GR Intérim & Recrutement, spécialiste du recrutement de profils bilingues et multiculturels depuis plus de 35 ans sur les fonctions support, recherche pour le compte d'un de ses clients, un cabinet de conseils en stratégie international, un(e) office manager anglais courant H/F
Ce poste est un CDI sur Paris.
DEFINITION DES TACHES
Vous aurez la charge de superviser les fonctions administratives et opérationnelles du bureau de Paris.
Vos missions principales seront :
Administration du bureau :
Gérer et superviser le personnel administratif, coordonner le personnel intérimaire et les sous-traitant (deux réceptionnistes et deux agents d’entretien)
Gérer les réunions et les évènements du bureau sur place ou à l’extérieur en collaboration avec le département marketing (si besoin).
Participer à l’organisation logistique des événements clients avec l’équipe marketing.
S’assurer que l’assistant admin. met à jour les contacts du personnel dans Outlook et dans la base de données (InterAction).
Travailler avec l’équipe responsable des voyages d’affaires au sein du groupe pour s’assurer que le personnel à Paris en charge des voyages est formé et informé des politiques/procédures en matière de voyage.
Opérations de bureau :
Gérer le bâtiment : besoins en matière d’entretien et de réparation du bâtiment et servir de point de contact principal pour les sous-locataires. Effectuer des inspections et des évaluations sur site pour s'assurer que tout fonctionne correctement au sein de l’immeuble. Veiller à ce que les prestaires effectuent les interventions dans les délais convenus. Élaborer et mettre à jour des procédures opérationnelles standard pour tous les domaines opérationnels. Tenir des registres précis pour tous les domaines opérationnels.
Gérer et superviser les prestataires de services (externalisation de l’accueil, société de ménage, société maintenance multi-technique, courant fort et faible, extincteurs, informatique, restauration, maintenance du matériel de reprographie…)
Assurer une interface régulière avec les membres de l'équipe chargée des installations et des opérations au sein du groupe sur les questions liées à l'immobilier, à l'aménagement de l'espace, aux procédures bureautiques, à la gestion des actifs, à l'infrastructure bureautique, aux projets de construction/améliorations de l'espace et aux contrats. Coordonner logistiquement les déménagements de bureaux. Travailler en collaboration avec les prestataires et le gestionnaire de l’immeuble afin que les réparations/projets soient menés à terme de manière satisfaisante. Comprendre le fonctionnement des équipements des installations (équipements de sécurité, équipements d'éclairage, équipements informatiques, équipements audiovisuels, etc. Être le point de contact pour la gestion générale de l’immeuble (l'entretien, les appels de service de dépannage.)
Examiner les procédures/pratiques existantes et recommander/développer un programme cohérent et permanent permettant de répondre aux urgences liées aux installations ainsi qu'à d'autres événements liés aux bâtiments tels que les coupures d'électricité ou d'eau programmées. Prendre en charge les urgences liées aux installations, le cas échéant, et veiller à ce qu'un remplaçant responsable soit disponible pour prendre les mesures correctives qui s'imposent.
Gérer les achats et les relations avec les fournisseurs. Assurer, le cas échéant, l'interface avec son responsable pour tous les contrats avec les fournisseurs et les services locaux.
Autres
Effectuer des audits réguliers pour s'assurer que les procédures de sécurité sur site sont en place et fonctionnelles. Gérer toutes les questions de santé et de sécurité sur le lieu de travail. Gérer le contrôle d'accès et badges ainsi que les mesures de sécurité des bâtiments.
Vous jouerez un rôle clé dans la diffusion et le maintien de la culture d’entreprise.
COMPETENCES REQUISES
Vous avez un Bac+3 et avez une expérience significative en matière de gestion de bureau et de supervision dans le secteur de services.
Vous êtes également à l’aise avec l’anglais oral et écrit (courant ou bilingue) car vous aurez des échanges assez réguliers avec le siège localisé aux Etats-Unis. Vous êtes à l’aise également sur Microsoft Office et Outlook.
PROFIL RECHERCHE
Vous êtes une personne qui fait preuve de discernement, vous êtes capable d’établir une relation de confiance avec la direction.
Vous êtes un leader qui savez anticiper les besoins de la direction générale, vous savez trouver un bon équilibre entre les besoins de Paris et celle du groupe.
Vous avez l’aptitude à définir et à communiquer des objectifs et résultats clairs, et à traduire et à mettre en œuvre efficacement la vision du personnel dirigeant tout en travaillant dans le respect des lignes directrices du Groupe. Gérer des informations hautement confidentielles et faire preuve de discrétion, de professionnalisme et de diplomatie dans toutes les interactions.
Le niveau de rémunération se situe entre 50 et 60K€ selon profil et expérience.
Vous aurez 1 à 2 semaines de déplacements dans l’année au bureau de Boston.
Pour postuler merci de préparer un CV en français et un autre en anglais impérativement.
REF : AGR/OFFMAN/0623
INDSP