Assistant administratif et financier – pôle Relations Experts (H/F)
Expertise France
Paris
Full-time
Assistant administratif et financier – pôle Relations Experts (H/F)
Département Coopération Bilaterale et Mobilisation de l'Expertise – CBME > Pôle relations experts (REX)
Mis en ligne le : 13/10/2023
EUROPE CONTINENTALE FRANCE PARIS
Description de la mission
Gestion financière et budgétaire :
- Assure le suivi financier des projets et élabore les documents de suivi financier
- Élabore les rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables internes (en collaboration avec les chargé.e.s de projets)
- Assure le suivi des dépenses et des factures fournisseurs de projets spécifiques ou de dépenses non affectées à des missions ou projets (suivi, relance, enregistrement administratif) initiées depuis le siège et/ou depuis le compte bancaire local
- Corrige et consolide les journaux caisses et bancaires du terrain
- Vérifie la conformité des pièces justificatives et des factures
- Tient à jour les tableaux de bord existants
- Effectue les rapprochements comptables
- Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords)
- Assure le suivi des audits (internes et externes)
- Assure la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.
Gestion administrative :
- Prend en charge la gestion administrative des documents de projet, des demandes d’expertise et de subvention
- Rédige les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services
- Met à jour les tableaux de bord (ex : tableau de contrats et des échéances)
- Appuie la préparation d’appels d’offres : documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impressions etc.
- Indexe, classe et archive les documents
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents, etc.)
- Met en forme divers documents.
Gestion logistique :
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, missions projets, sessions de formation, missions urgentes d’experts, évènements régionaux etc.)
- Contribue à programmer, organiser et assurer le bon déroulement des missions : déplacements (billets d’avion, per diem), consignes sécuritaires, lien avec les ambassades de France des pays visités, préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction etc.)
- Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité
- Gère un portefeuille de prestataires
- Assure le respect des procédures d’achat interne et externe
Description du projet ou contexte
Intégré.e au département Coopération Bilatérale et Mobilisation de l'Expertise (CBME), et supervisé.e hiérarchiquement par le Responsable de Pôle, l’assistant(e) administratif et financier vient en appui de l’équipe sur la gestion des tâches administratives et financières. Il / elle participe, sur les aspects administratifs et budgétaires, et en lien avec les chargés de projets, au suivi quotidien des missions des experts techniques internationaux.
Profil souhaité
- Expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire, orienté gestion financière/budgétaire et administrative,
- BAC +2/3, BTS, DUT, licence ou niveau équivalent – en comptabilité, gestion financière et administrative,
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel, et de logiciels comptables
- Etre méthodique, organisé et réactif,
- Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome,
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles,
- Qualités relationnelles, de diplomatie et de travail en équipe,
- Capacité à travailler avec une équipe à distance,
- Anglais bilingue écrit et oral,
- Une expérience de terrain dans le cadre des projets de coopération internationale n’est pas nécessaire, mais serait un atout.
Informations complémentaires
Date de début : Dés que possible
Rémunération et avantages : selon profil, mutuelle et prévoyance prise en charge à 100%, tickets restaurant – accord télétravail
SJ123
Date limite de candidature : 03/12/2023 15:57
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.