Agents d’état-civil (F/H) GRH4-2023-111
Montpellier
Le Pôle Relation aux Usagers, Habitants et Engagement Citoyens recrute
Selon conditions statutaires
Deux Agents d'état-civil (H/F) Réf : GRH4-2023-112
Au sein de la Ville de Montpellier, le service Etat civil est composé d'une équipe de 35 personnes. Il intervient tout au long de la vie des usagers de leur naissance à leur décès. Afin de faire face aux évolutions réglementaires complexes en matière d'état civil depuis quelques années, le service recherche un nouveau collaborateur officier d'état civil. C'est un service dynamique, certifié Qualivilles. Le service état civil de la Ville de Montpellier effectue plus de 40 000 prestations par an, près de 1000 mariages et 9300 naissances chaque année. Expérience dans un service Etat-Civil souhaitée.
L'agent instruit et constitue les actes d'Etat-Civil. Il délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres. Il assure l'accueil téléphonique et physique du public.
PRINCIPALES ACTIVITES :
Assurer l'accueil physique et téléphonique : recevoir, filtrer, traiter et orienter les appels téléphoniques ; Accueillir et renseigner les usagers; Expliquer les modalités et les procédures liées à l'état-civil.
Instruire les dossiers d'état-civil : Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état-civil et établir les différents actes; Apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc…).Contrôler l'authenticité des documents fournis.
Etablir les dossiers de mariage : Assister aux auditions des couples auprès de la hiérarchie afin d'apprécier l'intention matrimoniale ; Instruire les dossiers et assurer le suivi de mariage (apprécier les actes d'état-civil du pays, coopérer avec les traducteurs assermentés, etc.) ; Effectuer le suivi administratif des cérémonies de mariage et de parrainages civils avec l'administration et les élus ; Etablir à partir des dossiers de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage ; Préparer et remettre aux mariés le livret de famille ; Inscrire le mariage dans le registre.
Assurer la tenue administrative des registres d'Etat-civil : Délivrer sur demande les actes d'état-civil ; Délivrer les actes sur la plateforme COMEDEC : indexation et signature ; Contrôler le droit à l'acte des mandats ; Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés ; Rédiger les mentions et les courriers ; Remplir et délivrer les livrets de famille dans le respect et la réglementation en vigueur ; Apposer les mentions avec rigueur et analyse dans les registres d'état civil (informatique et papier).
Logiciels spécifiques : e-Temptation – MELODIE – E-SIRIUS
Conditions d'exercice : Travail en bureau et en guichet d'accueil, port de charges supérieures à 5 kg, déplacements en semaine pour la célébration de mariages à Grammont et dans les trois maternités, travail le samedi (célébration de mariage), accueil du public jusqu'à 19h le jeudi, garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes, grande disponibilité vis-à-vis du public, risques de tensions avec le public, garant de la bonne image de la collectivité. Permis B obligatoire.
Risques professionnels : Travail sur écran ; Agression physique et/ou verbale.
SAVOIRS :
Connaissances juridique et règlementation relatives à l'état-civil, des procédures relatives à la délivrance des actes d'état-civil et aux mariages, maitrise des progiciels de gestion de l'état-civil, pouvoir tenir des registres.
SAVOIR-FAIRE :
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ; Accueil du public ; Réguler les conflits ; Identifier et gérer une demande et son degré d'urgence.
SAVOIR ETRE :
Fortes qualités relationnelles, rigueur et organisation, réactivité, capacité à travailler en équipe et en transversalité, capacités à gérer le stress, capacité à l'assimilation et à la mémorisation d'informations.