Assistante d’agence F/H
IDEX
France
Premier Groupe Français Indépendant De Services à L'énergie Et à L'environnement, Nous Sommes Présents Sur L'ensemble De La Chaîne De Valeur Énergétique. Notre Ambition, Décarboner Les Territoires Au Travers Nos Activités
- La production d'énergie (usines de valorisation énergétique des déchets, méthaniseurs, centrales biomasse, géothermie, solaire…)
- La distribution d'énergie (réseaux de chaleur et de froid)
- Les services énergétiques (maintenance ou travaux d'efficacité énergétique, gestion multi-technique de bâtiments…)
- Dynamique et doté(e) d'un certain leadership naturel, vous contribue
Lieu : Esch sur Alzette Luxembourg
Type de contrat : CDI / Temps plein
Rattachement hiérarchique : Directeur
Missions Principales
En tant que Assistant(e) d'agence dans le domaine HVAC, vous assurez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'entreprise.
Vos Missions Incluent
- Support aux équipes techniques et commerciales :
- Préparation des dossiers de soumission et d'appels d'offres.
- Assistance dans la planification et l'organisation des interventions techniques.
- Gestion et suivi des commandes de matériel.
- Gestion administrative :
- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, comptes rendus, devis, factures, contrats…).
- Classement et archivage des documents (papier et numérique).
- Suivi et mise à jour des dossiers clients et fournisseurs.
- Accueil et communication :
- Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires.
- Gestion des emails et correspondances internes et externes.
- Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus.
- Gestion RH et comptabilité (selon besoins) :
- Suivi des pointages et absences du personnel.
- Gestion des notes de frais et rapprochements bancaires.
- Interface avec le service comptable et/ou social.
Profil Recherché
- Formation en secrétariat, assistanat de gestion ou équivalent (Bac +2 minimum).
- Expérience significative au Luxembourg en tant que secrétaire ou assistante, idéalement dans le secteur HVAC, BTP ou ingénierie, avec minima 5 à 7 années d'expérience dans la gestion administrative luxembourgeoise
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, ERP, CRM).
- Bonne capacité rédactionnelle et orthographique en français (la maîtrise de l'anglais et/ou de l'allemand est un plus).
- Organisation, rigueur et autonomie.
- Aisance relationnelle et esprit d'équipe.
- Dynamique et doté(e) d'un certain leadership naturel, vous contribuez naturellement à la cohésion et à l'esprit d'équipe.
- Vous êtes force de proposition, vous savez gérer vos priorités.
Ce poste est pour vous !