Assistant(e) Services Techniques Généraux
Inria
Le Chesnay, Yvelines
Assistant(e) Services Techniques Généraux
Type de contrat : CDD
Contrat renouvelable : Oui
Niveau de diplôme exigé : Bac ou équivalent
Fonction : Personnel des fonctions support (IT)
Niveau d'expérience souhaité : De 3 à 5 ans
Mission confiée
Mission principale, l’assistant(e) de service(s)apporte un support administratif polyvalent aux responsables
et aux membres du ou des service(s) dont elle/il a la charge. Il/elle met en œuvre et suit les achats et budgets liés aux activités du STG. Elle assiste le responsable du service lors des réunions (compte rendu / suivi du budget).
Mission secondaire, il/elle pilote l’activité HSE en charge d’accompagner la politique en matière d'hygiène, de sécurité et d’environnement dans le cadre des activités du STG sur son site de rattachement.
Il/elle est l’interlocuteur sur l’ensemble des problématiques et évolutions réglementaires liées à l’Hygiène, Sécurité et Environnement ainsi que le développement durable dans le domaine bâtimentaire.
Principales activités
- Assistant(e) STG (70%)
Assistanat Administratif
– Assurer le classement et l’archivage
– Aider au suivi de l’inventaire des matériels et équipements des services
– Organise les réunions du service, rédige les comptes rendus ;
- Mise à jour du suivi des astreintes, valider les demandes de missions, suit l’état des congés.
– Assure la mise à jour du reporting des équipes ;
Gestion financière et budgétaire
– Aider à préparer les demandes et modifications budgétaires (dépenses de
fonctionnement) du siège, dans un contexte annuel et pluriannuel ; participer aux réunions budgétaires.
– Respecter/faire respecter les échéances du calendrier budgétaire,
Effectuer un reporting régulier dans le tableau budgétaire STG et analyser les données (extractions, tableaux de bord) ; alerter en cas de risque identifié.
– S’informer/informer les services sur les sujets achats, marchés et procédures du
domaine à respecter, en appui sur l’acheteur et le service dépenses.
– Réaliser et suivre les achats, collecter ou faire établir les devis, saisir les précommandes
(DA) dans les outils de gestion, suivre les livraisons, constater le service fait, orienter les
prestataires/fournisseurs vers les services dédiés en cas de nécessité.
Organisation et fonctionnement des services :
– Contribuer à l’organisation de la vie interne du service : organisation des réunions de
service, utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence.
- Prend en charge une partie des missions de ses collègues en leur absence dans le suivi du marché de nettoyage, du prêt de matériel, la réception des livraisons.
– Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants (bureau, poste de travail,
accès aux outils, présentation des outils du quotidien).
– Suivre le calendrier collectif du service, les absences/congés, le télétravail, les déplacements.
– Alerter le responsable du service sur les anomalies de fonctionnement.
– En cas d’urgences ou d’imprévus, peut être amenée ponctuellement à aider les autres assistantes de la DAFP et réciproquement
- Pilote HSE (30%, cette estimation peut évoluer suivant les projets)
Mise en place progressive du poste suivant les connaissances du sujet.
– Contribuer à la création et mise à jour d’un registre de sécurité unique du ou des bâtiments.
– Participer à l’élaboration des plans de prévention, en cas d’intervention d’entreprises extérieures en lien avec l’assistant(e) de prévention et la DRH.
– Veiller à la régularité des vérifications et contrôles techniques périodiques règlementaires.
- Effectuer une veille réglementaire en lien avec la DAJ.
– Veiller à la mise en œuvre des conformités des bâtiments avec les lois relatives à la HSE, comme la loi handicap (article R4214-26) accessibilité des bâtiments aux personnes en situation de handicap et les incidences sur des dispositifs spécifiques aux bâtiments.
– Veiller à l’application de la législation en termes de sécurité et d’environnement et des dispositifs constructifs règlementaires inhérents.
– Veiller à l’application des différentes normes et au respect des différents décrets (amiante, plomb…).
– Contribuer en tant que de besoin aux travaux de préparation de déménagement, en lien avec les sujets HSE.
Compétences
- Savoir-être
– Être force de propositions
– Bon relationnel pour développer l’activité et améliorer la qualité de service
– Esprit de synthèse et réactivité face à des problèmes multiples
– Sens du service et autonomie
– Capacité d’adaptabilité et travail en équipe
– Sens de l’organisation et rigueur
- Savoir-faire
– Pour la partie pilote HSE, une formation sera possible au démarrage de cette activité, pour une montée progressive en compétence sur le sujet.
– Conduite de réunion
– Suivi budgétaire (comptabilité)
– Maitrise des outils bureautiques- Maitrise des principaux logiciels du domaine (EKSAE FI)
Avantages
- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
- Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
- Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Accès à la formation professionnelle
- Sécurité sociale