Aujourd’hui, les engagements et les risques liés à la gestion des contrats ne sont pas maîtrisés dans 2 entreprises sur 3 (source : Aberdeen). Pourtant, une bonne gestion contractuelle (contract management en anglais) est un atout de taille pour les entreprises, notamment sur les plans financier et juridique. Qu’est-ce que le contract management, et pourquoi est-il si important au sein d’une entreprise ?
Contract management, définition
Comme son nom l’indique, le contract management désigne l’ensemble des processus de gestion des contrats, depuis leur création jusqu’à leur exécution et leur suivi. C’est une fonction importante, qui permet notamment de limiter les risques financiers, les risques juridiques, et de maximiser la rentabilité d’une entreprise.
Avant les années 2000, la gestion contractuelle était une fonction de second plan, assurée de manière informelle et transverse entre les différents services : opérationnels, juridiques, et surtout financiers.
Avec la complexification des schémas contractuels, le besoin d’une gestion plus sécurisée et optimisée des contrats s’est accentué. Si bien qu’aujourd’hui, le contract management est un métier à part entière.
Quelles sont les différentes phases du Contract Management?
Le contract management peut être défini comme la gestion du cycle de vie des contrats. En effet, si chaque contrat est différent, tous respectent les mêmes étapes clé, depuis leur création jusqu’à leur expiration ou renouvellement.
La gestion des contrats se fait donc suivant plusieurs phases :
La phase de création, qui englobe les échanges entre les parties prenantes, et la rédaction
La phase de négociation, qui porte sur les conditions du contrat, et peut donner lieu à de nombreux aller-retours
La validation, qui désigne la confirmation par les parties que le contrat est prêt à être accepté
La signature, étape clé qui matérialise l’accord entre les parties
Le suivi de l’exécution du contrat pendant toute sa durée de vie : prestations, paiements, renouvellements…
Et enfin le reporting, qui consiste à analyser l’activité et les performances du contrat, en réalisant des audits
Quelles sont les missions d’un contract manager ?
Au sein d’une entreprise, le contract manager est la personne chargée de gérer et d’analyser les contrats pendant toute la durée de leur cycle de vie.
Il intervient d’abord en amont de la signature, pour identifier les risques et les opportunités relatifs à chaque projet de contrat. Il est également chargé de négocier et de rédiger le contrat. Après la signature, sa mission se poursuit pendant la phase d’exécution : il s’assure que les parties respectent les termes du contrat, analyse sa rentabilité, et détecte les opportunités de réduction des coûts. Si besoin, il peut être amené à gérer les litiges ou à renégocier le contrat.
Pour intervenir sur tous ces éléments, le contract manager dispose de compétences multiples. Véritable couteau suisse de l’entreprise, son expertise est à la fois juridique, financière et commerciale. Certains contract managers ont même une formation initiale d’ingénieur ou de chef de projet.
Quand on sait que 60% des contrats fournisseurs sont renouvelés automatiquement par les entreprises, sans analyse préalable (source : Aberdeen, 2021), leur mission apparaît d’autant plus importante.
Qu’est-ce qu’un logiciel de contract management ?
Bien implanté dans les entreprises anglo-saxonnes, le poste de contract manager est encore relativement neuf en France : on le retrouve surtout dans les grands groupes.
Pour la gestion du cycle de vie des contrats, la plupart des entreprises optent pour une autre solution: l’installation et l’utilisation d’un logiciel de contract management.
Ces logiciels sont des outils clé en main et centralisés, qui automatisent une bonne partie des tâches dévolues au contract manager. Simples d’utilisation, ils évitent aux utilisateurs d’avoir à jongler entre plusieurs logiciels génériques et peu adaptés, comme Word ou Excel.
Les solutions logicielles de gestion de contrats sont dotées de fonctionnalités spécifiques à la gestion contractuelle, par exemple :
- La génération automatique de modèles de contrats
- La reconnaissance des informations importantes (clauses, parties, dates, montants)
- Des procédures de validation automatisées
- Un module de signature électronique
- La mise en place d’alertes pour le suivi des contrats aux dates clés (fin du contrat, renouvellement)
- Le suivi des performances grâce à des tableaux de bord statistiques
Bien sûr, tous ces éléments sont paramétrables, pour répondre aux besoins précis de chaque entreprise. La plupart des solutions logicielles de contract management reposent sur l’intelligence artificielle, une technologie souple qui s’adapte à vos usages et préférences.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de contrat ?
Les avantages d’un logiciel de gestion de contrat peuvent être résumés en deux points : efficacité et rentabilité.
Efficacité
En optant pour une solution de gestion contractuelle, vous gagnez un temps précieux sur de nombreuses tâches autrefois répétitives et chronophages : saisie, recherche d’informations, classification…
L’automatisation des tâches permet aussi de limiter le risque d’erreurs, qui sont fréquentes dans une gestion manuelle des contrats (oublis, fautes de frappe, documents égarés…).
Grâce à ce gain de temps sur chaque contrat, vous pourrez augmenter le nombre de signatures pour un temps de travail inchangé.
Rentabilité
L’autre grand avantage d’un logiciel de contract management, c’est qu’il vous fera gagner de l’argent.
D’abord, il vous permettra de faire des économies : en effet, les entreprises qui utilisent ces solutions réduisent leurs coûts de création de contrats de 50% au minimum (source : IACCM, 2021).
Ensuite, il vous alertera sur toutes les pertes financières qui peuvent vous échapper en gestion manuelle : reconductions tacites, pénalités de retard…mais aussi sur les opportunités de gains : remises, possibilités de renégociation…
Enfin, grâce aux fonctionnalités de reporting, vous pourrez également analyser en temps réel les performances de tous vos contrats, pour identifier les plus rentables et les plus coûteux.
Conseils pour mettre en place un logiciel de gestion de contrat
Vous avez choisi un logiciel de contract management pour votre entreprise ? Ces quelques conseils devraient vous être utiles.
D’abord, il convient de faire un tri dans votre base de contrats, pour importer dans l’outil uniquement les informations claires, et qui vous seront utiles.
Ensuite, il est conseillé de réfléchir à un ou plusieurs modèles de contrats, pour rendre vos équipes autonomes sur l’interface. Le modèle de contrat est d’une importance capitale ; il permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les risques.
Aussi, il est important de bien connaître votre process actuel de contract management, pour corriger les éléments les plus coûteux en temps et en argent. Sans une bonne analyse de votre fonctionnement actuel, l’outil numérique risquerait de reproduire les problèmes existants.
Enfin, soyez progressif dans le déploiement de la solution. Les fonctionnalités peuvent être utilisées progressivement, en commençant par les plus prioritaires, comme la rédaction à partir d’un modèle ou la signature électronique. A terme, quand vos équipes seront familiarisées avec l’outil, vous pourrez étendre l’automatisation à d’autres phases du cycle contractuel.
Pour conclure, le contract management est une fonction clé dans les entreprises d’aujourd’hui. En effet, à partir d’un certain volume de contrats, vos équipes ont beaucoup à gagner à utiliser une solution de gestion contractuelle : gain de temps, d’argent, sans oublier une meilleure compréhension des enjeux de chaque contrat. Même en n’utilisant qu’une partie des fonctionnalités disponibles, l’outil vous sera d’une aide précieuse.
Hyperlex, la solution de Contract Management pour les ressources humaines
Hyperlex est une solution de contract management qui répond aux besoins des Ressources Humaines. En résumé, avec Hyperlex vous avez…
Des recrutements sécurisés : avec les modèles de contrats, les workflows de validation et la signature électronique via des outils comme Docusign et Hellosign, le recrutement d’un profil attractif est sécurisé, car il signe son contrat de travail / sa promesse d’embauche dans la journée !
Une génération de contrats automatisée avec une base de modèles prédéfinis de contrats de travail et peu de négociation et d’allers-retours sur les clauses (exemple : clause de non-concurrence).
Tous les contrats de travail centralisés et toujours à jour dans une base de contrats sécurisée à consulter facilement, même à distance – ce qui est utile, notamment pour les avenants.
Un système d’alerte pour ne manquer aucune deadline (ex : fin de période d’essai, fin de contrat, deadline pour répondre à une offre).
Des tableaux de bord pour avoir une vision d’ensemble de l’évolution des contrats en temps réel.
Tous les documents d’onboarding personnalisables (ex : document de remise de matériel).
“J’ai été agréablement surprise de la rapidité et de la simplicité du process de signature d’Hyperlex durant mon processus d’embauche. Je me souviens avoir reçu mon contrat de travail par email, prêt pour signature via DocuSign, dans les minutes qui ont suivi ma réponse ! J’ai pu signer mon contrat dans la journée et démarrer très vite mon préavis de départ dans la société qui m’employait à l’époque. A une étape charnière de la vie professionnelle, à la fois excitante et anxiogène, ce processus innovant m’a bien sécurisée.”
Stéphanie, Head of Marketing chez Hyperlex
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